เนื้อหาบทเรียน

 เนื้อหาที่ได้เรียนในรายวิชาแต่ละสัปดาห์

การวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ

การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ความรู้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบมีความสำคัญ เพราะเป็นปัจจัยในการสร้างและพัฒนาระบบสารสนเทศ การวิเคราะห์ระบบเป็นเรื่องที่น่าสนใจ เพราะนักวิเคราะห์ระบบต้องติดต่อกับคนหลายคน ได้รู้ถึงการจัดการและการทำงานในองค์การ ทำให้เรามีความรู้เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์หลายแบบมากขึ้น ผู้ที่สามารถวิเคราะห์ระบบได้ดี ควรมีประสบการณ์ในการเขียนโปรแกรม มีความรู้ทางด้านธุรกิจ ความรู้เกี่ยวกับระบบเครือข่ายและฐานข้อมูล ซึ่งใช้เป็นความรู้ในการออกแบบระบบที่มีความแตกต่างกันออกไปตาม สภาพงาน ดังนั้น หน้าที่ของนักวิเคราะห์ ก็คือการศึกษาระบบ แล้วให้คำแนะนำในการปรับปรุงและพัฒนาระบบนั้นจนเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งการทำงานทั้งหมดต้องมีลำดับขั้นตอนและการศึกษาวิธีการวิเคราะห์และการออกแบบระบบในแต่ละขั้นตอน ทำให้เข้าใจการวิเคราะห์ระบบนั้นๆ ดียิ่ง และสามารถออกแบบระบบใหม่โดยไม่ยากเย็นนัก โดยสามารถตัดสินใจว่า ระบบใหม่ควรใช้คอมพิวเตอร์ประเภทไหน ใช้โปรแกรมอะไร ออกแบบInput/Output อย่างไรเป็นต้น

ระบบ

ระบบคือกลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์อันเดียวกัน ระบบอาจจะประกอบด้วย บุคคลากร เครื่องมือ เครื่องใช้ พัสดุ วิธีการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องมีระบบจัดการอันหนึ่ง เพื่อให้บรรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน เช่น ระบบการเรียนการสอน มีจุดประสงค์เพื่อให้นักเรียนได้รับความรู้ในเนื้อหาวิชาที่สอน

การวิเคราะห์ระบบและการออกแบบ (System Analysis and Design) การวิเคราะห์และออกแบบระบบคือ วิธีการที่ใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาใหม่ในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งหรือ ระบบย่อยของธุรกิจ นอกจากการสร้างระบบสารสนเทศใหม่แล้ว การวิเคราะห์ระบบ ช่วยในการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นด้วยก็ได้ การวิเคราะห์ระบบก็คือ การหาความต้องการ (Requirements) ของระบบสารสนเทศว่าคืออะไร หรือต้องการเพิ่มเติมอะไรเข้ามาในระบบ และการออกแบบก็คือ การนำเอาความต้องการของระบบมาเป็นแบบแผน หรือเรียกว่าพิมพ์เขียวในการสร้างระบบสารสนเทศนั้นให้ใช้งานได้จริง ตัวอย่างระบบสารสนเทศ เช่น ระบบการขาย ความต้องการของระบบก็คือ สามารถติดตามยอดขายได้เป็นระยะ เพื่อฝ่ายบริหารสามารถปรับปรุงการขายได้ทันท่วงที ตัวอย่างรายงานการขายที่กล่าวมาแล้วจะชี้ให้เห็นว่าเราสามารถติดตามการขายได้อย่างไร

นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst หรือ SA) นักวิเคราะห์ระบบคือ บุคคลที่มีหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบควรจะอยู่ในทีมระบบสารสนเทศขององค์กรหรือธุรกิจนั้นๆ การที่มีนักวิเคราะห์ระบบในองค์กรนั้นเป็นการได้เปรียบ เพราะจะรู้โดยละเอียดว่า การทำงานในระบบนั้นๆเป็นอย่างไรและอะไรคือความต้องการของระบบ ในกรณีที่นักวิเคราะห์ระบบไม่ได้อยู่ในองค์กรนั้น ก็สามารถวิเคราะห์ระบบได้เช่นกัน โดยการศึกษาสอบถามผู้ใช้และวิธีการอื่นๆ ซึ่งจะกล่าวในภายหลัง ผู้ใช้ในที่นี้ก็คือเจ้าของและผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบสารสนเทศนั้นเอง ผู้ใช้อาจจะเป็นคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ เพื่อให้นักวิเคราะห์ระบบทำงานได้อย่างคล่องตัวมีลำดับขั้นและเป้าหมายที่แน่นอน นักวิเคราะห์ระบบควรทราบถึงว่า ระบบสารสนเทศนั้นพัฒนาขึ้นมาอย่างไร มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

การจัดการข้อมูล

วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Lift Cycle-SDLC) ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกัน ตั้งแต่เกิดจนตาย วงจรนี้จะเป็นขั้นตอนที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อยเป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบ ต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้นตอนคือ
            1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
            2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
            3. วิเคราะห์ (Analysis)
            4. ออกแบบ (Design)
            5. สร้าง หรือพัฒนาระบบ (Construction)
            6. การปรับเปลี่ยน (Conversion)
            7. บำรุงรักษา (Maintenance)

การวิเคราะห์

 การวิเคราะห์ระบบในวงจรการพัฒนาระบบนั้น เริ่มต้นจากการศึกษาระบบเดิม แล้วนำข้อมูลที่ได้จากการศึกษามาหาความต้องการ (Requirements)หรือสิ่งที่จะต้องปรับปรุงในระบบ หรืออีกอย่างหนึ่งคือวิธีแก้ปัญหาของระบบ การวิเคราะห์จะเริ่มหลังจากที่ทราบปัญหา และผ่านขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้แล้ว
      รวบรวมข้อมูล การศึกษาระบบเดิมนั้น นักวิเคราะห์ระบบ เริ่มต้นจากการศึกษาเอกสารต่างๆ เช่น คู่มือต่างๆ หลังจากนั้นเป็นการรวบรวมแบบฟอร์มและรายงานต่างๆ เช่น ในระบบบัญชีเจ้าหนี้จะมีแบบฟอร์มใบบรรจุผลิตภัณฑ์ ใบทวงหนี้ รายงานเพื่อเตรียมเงินสดเป็นต้น นอกจากนั้นจะต้องคอยสังเกตดูการทำงานของผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบที่ศึกษา ท้ายที่สุดอาจจะต้องมีการสัมภาษณ์ผู้ที่มีหน้าที่ รับผิดชอบงานที่เกี่ยวข้องในระบบ หรือบางกรณีอาจจะต้องใช้แบบสอบถามมาช่วยเก็บข้อมูลด้วยก็ได้ วิธีการทั้งหมดเรียกว่า เทคนิคการเก็บรวบรวมข้อมูล (Fact Gathering Techniques)
 คำอธิบายข้อมูล (Data Description) เมื่อนักวิเคราะห์ระบบศึกษาระบบมากเข้าจะพบว่า มีข้อมูลมากมายที่ต้องจัดให้เป็นหมวดหมู่ เช่น ข้อมูลของลูกค้าคนหนึ่งจะรวมข้อมูลรายละเอียดอื่นๆ เช่น เลขที่ลูกค้า ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ การจ่ายเงิน การซื้อสินค้าเป็นต้น ทั้งหมดเป็นเพียงไฟล์เดียวเท่านั้น ในกรณีหลายๆ ไฟล์จะต้องมีวิธีเก็บเพื่อความเป็นระเบียบในการติดตาม นิยามของข้อมูลเครื่องมือที่ช่วยเก็บคำอธิบายข้อมูลก็คือ พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) 
      คำอธิบายวิธีการ(Procedure Description) กรรมวิธีที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลจะต้องรู้ว่า ข้อมูลผ่านการประมวลผลอย่างไรบ้าง คือทราบว่า "ทำอะไร" บ้างในระบบ และมีวิธีการอย่างไร เช่น การจ่ายเงินเจ้าหนี้ เรามีกฎเกณฑ์หรือวิธีการอย่างไรบ้างในการตัดสินใจว่า จะจ่ายให้ใครก่อนหลัง ซึ่งวิธีการบางอย่างมีรายละเอียดไม่มากนัก เช่น ถ้าลูกค้าสั่งซื้อของเรา เพียงแต่เช็คว่ามีของในสต็อกเพียงพอกับจำนวนที่ลูกค้าสั่งหรือไม่ ซึ่งเราจำได้ทันทีว่าจะต้องทำอะไร แต่กรณีที่วิธีการตัดสินใจมีรายละเอียดเพิ่มมากขึ้นตัวอย่าง เช่น การจ่ายเงินเจ้าหนี้จะมีหลายขั้นตอนได้แก่ จำนวนเงินมากน้อยแค่ไหน ถ้ามากเกินไปต้องรออนุมัติจากผู้บริหาร ถ้าไม่เกินจำนวนกำหนดก็มาเช็คว่ามีส่วนลดหรือไม่ หรือจำนวนวันที่ค้างจ่ายว่านานแค่ไหนเป็นต้น ซึ่งการตัดสินใจมีหลายขั้นตอนและรายละเอียดมากเกินกว่าที่จะจำได้



DFD ของระบบเงิน

              

         รายละเอียดของวิธีการต่างๆ เหล่านี้ อาจจะเขียนหรือร่ายยาวเป็นเรียงความเรื่องหนึ่งก็ได้ แต่ก็มีปัญหาว่าเก็บรายละเอียดไม่ได้ครบถ้วน ลองเปรียบเทียบกับสถาปนิกออกแบบบ้านโดยอธิบายรายละเอียดได้ครบถ้วนและเห็นภาพลักษณ์อย่างชัดเจนด้วย สำหรับ นักวิเคราะห์ก็ใช้วิธีเขียนแบบเข้ามาช่วยเหมือนกัน การเขียนแบบเพื่ออธิบายวิธีการต่างๆที่ใช้ในระบบ ช่วยในการติดตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลเรียกว่า แผนภาพแสดงกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD)

การจัดการข้อมูล

คำอธิบายการประมวลผล(Process Description) ต้องมี เพราะถึงแม้ว่าแผนภาพแสดงกระแสข้อมูล (DFD) เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ใช้ในการวิเคราะห์ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง หรือจะต้องประมวลผลอะไรบ้าง แต่ในแต่ละขั้นตอนถึงแม้จะแยกย่อยลงมาแล้วก็ยังมีรายละเอียดที่ลึกลงไปอีก การประมวลผลที่ลึกลงไปนั้นใน DFD อธิบายรายละเอียดด้วย"คำอธิบายการประมวลผล"(Process Description) คำอธิบายนี้ บอกอย่างแน่ชัดว่า อินพุตถูกเปลี่ยนเป็นเอาต์พุตอย่างไร ตัวอย่างการเปลี่ยนยางรถยนต์ในบทที่แล้วในขั้นตอนขยับรถยนต์ขึ้น เราจะเขียนเป็นคำอธิบายการประมวลผลเป็นประโยคโครงสร้างได้ดังนี้
      การสร้างแบบข้อมูล(Data Modeling) คือ การออกแบบฐานข้อมูลนั่นเอง นักวิเคราะห์ระบบต้องออกแบบว่าจะเก็บข้อมูลอย่างไร และการดึงข้อมูลมาใช้จะใช้วิธีอะไร การจะออกแบบฐานข้อมูลได้ นักวิเคราะห์ระบบต้องรู้แน่ชัดแล้วว่า ข้อมูลที่ใช้ทั้งหมดมีอะไรบ้าง ตัวอย่างฐานข้อมูลอาจจะเป็นแบบตารางธรรมดา(Relational Database)และการดึงข้อมูลมาใช้ โดยมีคีย์เป็นตัวใช้ค้นหาเป็นแบบอินเด็กซ์ไฟล์ (Index File) เป็นต้น ซึ่งส่วนใหญ่ของฐานข้อมูลในปัจจุบันนี้ ใช้แบบตาราง เพราะว่าง่ายที่จะทำความเข้าใจ

      การสร้างแบบจำลองระบบ(System Modeling) คือ นำทุกสิ่งทุกอย่างที่ได้จากพจนานุกรมข้อมูล แผนภาพแสดงกระแสข้อมูล ฐานข้อมูล มารวมกันเป็นระบบใหม่ และที่สำคัญก็คือ ความต้องการใหม่ของระบบจะถูกเพิ่มเติมเข้ามาในระบบใหม่นี้ ซึ่งระบบใหม่นี้จะเป็นระบบที่เราต้องการ

นอกจากนั้นต้องประมาณว่า จะต้องใช้บุคลากร อุปกรณ์ และพัสดุอะไรบ้าง และใช้เป็นจำนวนเท่าไร
      ข้อมูลเฉพาะของปัญหา(Problem Specification) ในท้ายที่สุด นักวิเคราะห์ระบบจะรวบรวมสิ่งที่ทำมาทั้งหมดเขียนเป็นรายงานฉบับหนึ่ง เรียกว่า ข้อมูลเฉพาะของปัญหา ซึ่งประกอบด้วยพจนานุกรมข้อมูล แผนภาพแสดงกระแสข้อมูล ข้อมูลเฉพาะการประมวลผล ฐานข้อมูล และแบบระบบใหม่ รายงานนี้จะถูกใช้อ้างอิงตลอดโครงการพัฒนาระบบ ถ้าเอกสารนี้ถูกต้องและละเอียดเพียงพอ การออกแบบในขั้นต่อไปจะง่ายมาก แต่ถ้าตรงกันข้ามเอกสารนี้มีรายละเอียดไม่เพียงพอ เชื่อได้เลยว่าระบบที่เสร็จออกมาจะต้องมีปัญหาแน่นอน
      การจัดการโครงการ(Project Management) เนื่องจากการทำหน้าที่เป็นนักวิเคราะห์ระบบ จะเห็นว่ามีงานที่จะต้องทำมากพอสมควร ดังนั้นการควบคุมการทำงานเพื่อไม่ให้เกินเวลาที่วางแผนเอาไว้ตลอดโครงการ เป็นเรื่องที่จำเป็นมาก เพราะว่าถ้าใช้เวลามากเกินกว่าที่วางแผนไว้ ก็หมายความว่าค่าใช้จ่ายจะต้องบานปลายแน่นอน การวางแผนและควบคุมโครงการได้ดี ก็โดยการวางแผนตารางเวลาสำหรับงานย่อยๆซึ่งเราทราบอยู่แล้วว่ามีอะไรบ้าง เครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและติดตามควบคุมโครงการได้แก่ แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart) แผนภาพแกนต์ชาร์ตจะมีรายละเอียดของงานที่จะทำและเวลา

    

    ผังงานระบบ(System Flowchart) เป็นการใช้แผนภาพที่ใช้แสดงอินพุท เอาต์พุต และการประมวลผล(Process)ของระบบ ในบางกรณี เราใช้ผังงานระบบแทนแผนภาพแสดงกระแสข้อมูล ในบางกรณีก็ใช้ด้วยกัน ตัวอย่าง ผังงานระบบสำหรับแก้ไขข้อมูลในจานแม่เหล็ก

โมเดลทางกายภาพและทางตรรกภาพ(Physical and Logical Model) เมื่อเราพูดถึงลอจิคัล จะหมายถึงการกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งที่เราพูดถึง โดยที่ไม่สนใจว่าจะทำอย่างไร เช่น เราพูดว่าเรียงลำดับข้อมูล เราจะไม่สนใจว่า จะทำการเรียงลำดับข้อมูลทำได้อย่างไร เราเรียกการกระทำแบบนี้ว่าลอจิคัล อีกนัยหนึ่งก็คือ "ทำอะไร" ในขณะที่ ฟิสิคัลจะมี ความหายตรงกันข้าม คือ จะต้องทราบว่า การจะทำอะไรนั้นจะต้องทำอย่างไร เช่น การเรียงลำดับข้อมูลต้องทราบว่า จะต้องใช้โปรแกรม Utility ช่วยในการเรียงลำดับ สรุปก็คือ ลอจิคัลไม่สนใจว่า "จะทำอย่างไร" แต่ฟิสิคัลต้องคำนึงถึงว่า "จะต้องทำอย่างไร"

เทคนิคในการรวบรวมข้อมูลเพื่อหาความจริงของระบบ
     ถ้าต้องการออกแบบระบบใหม่ จะต้องเข้าใจว่าระบบเดิมเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไร มีขั้นตอนการทำงานอย่างไร ปัญหาก็คือ จะเก็บข้อมูลอย่างไร สิ่งที่เราทราบในขณะนี้คือ ถ้าต้องการออกแบบระบบใหม่ จะต้องเข้าใจว่าระบบเดิมเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไร ปัญหาก็คือจะเก็บข้อมูลอย่างไรจึงจะทำให้เข้าใจระบบเดิม การเก็บข้อมูลมีด้วยกันหลายวิธี ซึ่งจะกล่าวในที่นี้เพียงบางวิธีเท่านั้น นอกจากนั้นจะมีตัวอย่างการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีสัมภาษณ์และใช้แบบสอบถามของระบบบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งเป็นตัวอย่างของระบบที่จะใช้ในการศึกษาต่อไปด้วย
     เริ่มต้นของการเก็บข้อมูลคือ รวบรวมข้อมูลคือ รวบรวมแบบฟอร์มของอินพุททั้งหมดที่กรอกข้อมูลแล้ว และที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูล นอกจากนั้นต้องเก็บรวบรวมรายงานทั้งหมด(Output Reports) พร้อมทั้งบอกด้วยว่ารายงานและแบบฟอร์มอินพุตแต่ละฉบับ ถูกสร้างขึ้นในส่วนใดของระบบบ่อยครั้งแค่ไหน จำนวนมากน้อยเท่าไร และใครเป็นผู้ใช้รายงานและแบบฟอร์มเหล่านั้น
     เมื่อมีแบบฟอร์มและรายงานอยู่ในมือแล้วจึงเริ่มศึกษาเอกสารต่างๆของระบบ รวมทั้งวิธีการทำงานของระบบ โปรแกรมที่มีอยู่ ไฟล์ข้อมูล และการเชื่อมโยงของไฟล์ ปัญหาก็คือ เอกสาร วิธีการทำงานของระบบนั้น ทันสมัยมากน้อยแค่ไหน หรือมีการเก็บเอกสารเหล่านั้นหรือไม่เป็นต้น ดังนั้นนสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำถัดไปคือ สังเกตการทำงานจริงด้วยตนเอง ทำให้เราทราบว่าการทำงานจริงๆ ในระบบเป็นอย่างไร
     ก่อนที่จะเริ่ม สังเกตการณ์ นักวิเคราะห์ระบบต้องขออนุญาตจากผู้ที่เราจะสังเกตการทำงานของเขา รวมทั้งผู้บังคับบัญชาด้วย ระหว่างการสังเกตการณ์เราจะต้องอยู่ห่างๆจากการทำงานและจะต้องไม่ขัดขวางการ ทำงานของเขาด้วย แต่สิ่งหนึ่งที่เราต้องจำไว้คือ ผู้ที่อยู่ภายใต้การสังเกตการณ์ของเราจะทำงานไม่ปกติเหมือนเวลาที่เขาทำตาม ปกติ อาจจะทำมากเกินไป ทำงานด้วยความประมาท หรือทำด้วยความระมัดระวังมากกว่าปกติ วิธีที่ดีที่สุดคือ ลงมือทำด้วยตัวเอง ทำให้ เข้าใจการทำงานดีกว่าการสังเกตการณ์เท่านั้น
วิธีการเก็บข้อมูลที่มีประโยชน์มากอีก 2 วิธีก็คือ
          1. การสัมภาษณ์
          2. ใช้แบบสอบถาม
     การสัมภาษณ์(Interview) การรวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ เป็นที่นักวิเคราะห์สอบถามผู้บริหารและผู้ใช้ระบบด้วยตัวเอง เกี่ยวกับระบบปัจจุบันและถามความคิดเห็นแต่ละคนว่าอยากให้ระบบใหม่ เป็นอย่างไร
     หลักในการสัมภาษณ์(Principles of Interviewing). มีผลต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของโครงการ ขึ้นอยู่กับความชำนาญในการสัมภาษณ์ของนักวิเคราะห์ระบบ การสัมภาษณ์เป็นวิธีการดึงความคิดเห็นของผู้ใช้ที่มีต่อระบบ ถ้าผู้ใช้ไม่ชอบหน้านักวิเคราะห์ก็จะทำให้เขาไม่ชอบโครงการปรับปรุงระบบใหม่ด้วย แต่ในทางตรงกันข้าม ถ้านักวิเคราะห์ทำตัวให้ผู้ใช้นับถือ ก็จะทำให้โครงการดำเนินไปอย่าง ราบรื่น ซึ่งจะเป็นการประกันได้ว่าโครงการจะสำเร็จลงด้วยดี
  นักวิเคราะห์ระบบต้องแสดงความจริงใจต่อผู้ใช้และแสดงให้เขาเห็นว่า เราจะเข้ามาแก้ปัญหาให้ โดยที่การแก้ปัญหาจะทำด้วยกันและจะช่วยให้งานของเขาง่ายยิ่งขึ้น ความร่วมมือของผู้ใช้เป็นสิ่งสำคัญมากในการพัฒนาระบบ ศาสตราจารย์ หลุยส์ เดวิด แห่งมหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย เชื่อว่า "ไม่มีผู้ใดที่จะออกแบบระบบการทำงานให้ผู้อื่นได้" ดังนั้น บทบาทของผู้เชี่ยวชาญก็คือช่วยให้เขาเหล่านั้นออกแบบระบบของตัวเอง เพราะฉะนั้นสิ่งที่ถูกต้องก็คือ ให้ผู้ใช้มีส่วนในการออกแบบระบบของเขาเองด้วย
     ระหว่างการสัมภาษณ์ ไม่ควรออกความเห็นใดๆหรือให้คำแนะนำ ให้สัญญาใดๆทั้งสิ้น การสัมภาษณ์ เป็นการรวบรวมความจริงของระบบเท่านั้น คำตอบจะตามมาภายหลัง การวิจารณ์ คำสัญญา หรือการประเมินใดๆก็ตาม ระหว่างการสัมภาษณ์ จะเป็นสิ่งที่ย้อนกลับมาฆ่าเราได้ในภายหลัง เป็นสิ่งที่ง่ายมากที่จะพูดว่า "อ๋อ คุณแค่ต้องการให้รายงาน ฉบับนี้มีข้อมูลสินค้าที่อยู่ระหว่างการซื้อ ไม่มีปัญหา สิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ แก้ไขโปรแกรมเพียงเล็กน้อยเท่านั้นใช้เวลาเพียงหนึ่ง หรืออย่างมาก 2 ชั่วโมงเท่านั้น" แต่ภายหลัง นักวิเคราะห์ระบบที่พูดประโยคนี้พบว่า ไม่ มีการเก็บข้อมูลสินค้าที่อยู่ระหว่างการสั่งซื้อเลย ผลของการให้สัญญาแบบนี้ก็คือ ผู้ใช้หมดความนับถือนักวิเคราะห์ผู้นั้น เราควรหลีกเลี่ยงสถานการณ์แบบนั้นโดยพูดว่า "แล้วดิฉันจะติดตามเรื่องนี้ให้นะคะ" แล้วก็ถามเรื่องอื่นๆ ต่อไป
     สิ่งที่สำคัญที่จะลืมเสียมิได้คือ เราจะต้องทำตัวเป็นมืออาชีพตลอดเวลา ไม่ว่าเหตุการณ์จะเป็นอย่างไร ต้องควบคุมอารมณ์ของตัวเองตลอดเวลา จะต้องไม่แสดงอารมณ์โกรธหรือใดๆก็ตาม นักวิเคราะห์ระบบที่ไม่สามารถควบคุมตัวเองได้ จะทำให้ผู้ใช้หมดความนับถือได้เหมือนกัน
     การสัมภาษณ์ผู้ใช้แต่ละคนจะไม่เหมือนกัน ทั้งนี้แต่ละคนจะมีบุคลิกภาพ นิสัยใจคอแตกต่างกันไป ดังนั้นการ เข้าหาและสัมภาษณ์จึงแตกต่างกัน การใช้วิธีเข้าหาผู้ใช้ทุกคนเหมือนกัน จึงไม่ใช่วิธีที่ถูกต้อง บางคนพูดน้อย บางคนไม่ยอมพูด บางคนดีมากเมื่อถามอะไร ถ้าตอบไม่ได้ก็จะสร้างคำตอบขึ้นมาเอง ดังนั้นการสัมภาษณ์จึงเป็นศิลป์อย่างหนึ่ง ขึ้นอยู่กับความชำนาญของนักวิเคราะห์แต่ละคนด้วย
การเตรียมการสัมภาษณ์(Preparation for an Interview) ก่อนการสัมภาษณ์ เราต้องเตรียมตัวพอสมควรทีเดียว จะต้องเตรียมแบบฟอร์มข้อมูลและรายงานให้พร้อมระหว่างการสัมภาษณ์ ถ้าต้องการอ้างอิงถึงเอกสารใดจะได้มีพร้อมไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสาร รายงานหรือแบบฟอร์มที่จะต้องใช้ นอกจากนั้นควรดูว่า ผู้ใช้ที่จะไปสัมภาษณ์มีตำแหน่งอะไรในองค์การ ก่อนการสัมภาษณ์จะต้องขออนุญาตจากผู้บังคับบัญชาและนัดล่วงหน้าด้วย
 สรุปผลลัพธ์จากการรวบรวมข้อมูล
          1. สำเนาของรายงานและแบบฟอร์ม อินพุททั้งหมดที่เกี่ยวข้อง
          2. ศึกษาเอกสารของระบบทั้งหมด วิธีการทำงาน โปรแกรม ไฟล์ และการเชื่อมโยงของไฟล์
          3. สังเกตดูการทำงานจริงของระบบ เพื่อทราบขั้นตอนการทำงานที่แท้จริง
แผนภาพกระแสข้อมูล
แผนภาพกระแสข้อมูล (DFD) เป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการเขียนแบบระบบใหม่ โดยเฉพาะกับระบบที่ "หน้าที่" ของระบบมีความสำคัญและมีความสลับซับซ้อนมากกว่าข้อมูลที่ไหลเข้า

สารสนเทศแหล่งทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร

                ในปัจจุบันโลกเข้าสู่ยุคข้อมูลข่าวสาร การดำเนินธุรกิจต้องปรับตัวเพื่อรองรับต่อการแข่งขัน
จึงมีความจำเป็นต้องปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัยเพื่อเพิ่มสมรรถนะในการแข่งขัน โดยการนำเอาระบบสารสนเทศ (Information System) เข้ามาเป็นเครื่องมือหลักในการช่วยประกอบกิจการ หรือ
มาช่วยดำเนินงาน และสร้างระบบสารสนเทศ (Information) เพื่อประกอบการทำงาน และใช้สารสนเทศประกอบการตัดสินใจดำเนินงานธุรกิจ

                ประกอบกับปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology ) มีความก้าวหน้าอย่างมาก ซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่จะนำระบบสารสนเทศมาใช้งานในองค์กร ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และเกิดนวัตกรรมใหม่ ๆ ขึ้น

                จากปัจจัยเหล่านี้ ย่อมส่งผลให้ธุรกิจต้องปรับปรุงระบบงาน เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงการสร้างระบบสารสนเทศให้เหมาะสมกับองค์กร เพื่อรองรับต่อการแข่งขัน และเพิ่มมูลค่าในการดำเนินธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการดำเนินงาน อีกทั้งยังเป็นการยกระบบภาพลักษณ์ขององค์กรให้ทันสมัยขึ้นด้วย การได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ ที่ใช้ในระบบงานของธุรกิจนั้น มีแนวทางในการจัดหาหลัก ๆ 3 แนวทาง คือ

                1. ซื้อระบบสารสนเทศจากบริษัทผู้ขาย หรือผู้ผลิต
                2. ว่าจ้างผู้พัฒนาหรือผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกองค์กรเป็นผู้ดำเนินการจัดหา พัฒนา หรือสร้างระบบสารสนเทศให้ธุรกิจ
                3. ใช้บุคลากรภายในองค์กรพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นใช้งานเองภายในธุรกิจ

                จาก 3 แนวทาง ดังกล่าว กระบวนการสร้าง หรือกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ
มีหลักการตามหลักทฤษฎีหลายอย่างในการสร้าง หรือพัฒนาให้ได้มาซึ่งระบบสารสนเทศโดยหลักการแล้วมีกิจกรรม หรือขั้นตอนหลักที่เหมือนกัน กล่าวคือ มีการวางแผน การวิเคราะห์ระบบงาน การออกแบบระบบ การสร้าง การติดตั้งใช้งาน และการบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ

                ดังนั้นการพัฒนาระบบสารสนเทศไม่ว่าจะเลือกแนวทางไหน ก็มีหลักการ และขั้นตอนกิจกรรมงานทางด้านการวิเคราะห์และออกแบบระบบ เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการวิเคราะห์ระบบในบทนี้ จะกล่าวถึงหัวข้อดังนี้

                1.1 การวิเคราะห์ระบบ
                1.2 การออกแบบระบบ
                1.3 ชนิดของระบบสารสนเทศ
                1.4 เทคโนโลยีสารสนเทศ สำหรับระบบสารสนเทศ
                1.5 บทบาทและหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ
                1.6 การเตรียมตัวเพื่อประกอบอาชีพเป็นนักวิเคราะห์ระบบ

1.1       การวิเคราะห์ระบบคืออะไร

                การวิเคราะห์ระบบ คือ ขั้นตอนค้นหาและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบที่จะพัฒนา ค้นหาปัญหาจากระบบงาน และวิเคราะห์วินิจฉัยปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อหาแนวทาง พัฒนาปรับปรุง ระบบงานให้ดีขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล จากงานเดิมให้ดีขึ้นได้อย่างไร นอกจากนั้นการวิเคราะห์ยังต้องทำการศึกษาความต้องการของระบบงานใหม่ที่จะได้รับจากการพัฒนาในอนาคต ต้องการให้ระบบงานใหม่ในภาพรวมทำงานอะไรได้บ้าง                   

                ประเด็นสำคัญของการวิเคราะห์ระบบ คือ หาปัญหา เสนอแนวทางปรับปรุง หรือแนวทางการแก้ปัญหาบอกทิศทางการพัฒนาระบบงานใหม่ว่าควรพัฒนาแล้วระบบงานใหม่อะไรบ้าง

การออกแบบระบบ

                การออกแบบระบบ คือ ขั้นตอนออกแบบระบบงานใหม่ที่ทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์แทน ระบบที่มีอยู่ในปัจจุบันหรือการทำงานด้วยระบบมือ

           ประเด็นสำคัญของการออกแบบระบบ คือ ทำอย่างไรเพื่อระบบที่ออกแบบใช้งานได้ตรงตามวัตถุประสงค์และความต้องการขององค์กร

ระบบสารสนเทศ

                ข้อมูล (Data or Raw Data) หมายถึง ข้อเท็จจริง (Fact) ที่เกิดขึ้น ถ้าเป็นคำว่าข้อมูลในทางคอมพิวเตอร์ จะหมายถึงข้อเท็จจริงที่มีการเก็บรวบรวมไว้ และมีความหมายในตัวเอง

                สารสนเทศ (Information) หมายถึง การนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ มาผ่านกระบวนการ (Process) เพื่อให้ได้ ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ต่อการประกอบการทำงานหรือใช้เพื่อการตัดสินใจ

ความหมายของระบบสารสนเทศ

                ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) คือ งานประยุกต์คอมพิวเตอร์
และระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่ทำหน้าที่รับข้อมูล (input) แล้วนำมาประมวลผล (process) ให้เป็นสารสนเทศ (information) ในรูปแบบต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์แก่การใช้งาน

องค์ประกอบรวมของระบบสารสนเทศ ประกอบด้วย
                1. ฮาร์ดแวร์ ซึ่งได้แก่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์พ่วงต่อ
                2. ซอฟต์แวร์ ซึ่งได้แก่โปรแกรมต่าง ๆ สำหรับประมวลผลข้อมูล
                3. ข้อมูล ซึ่งเป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในการทำงาน
                4. บุคลากร ซึ่งทำหน้าที่ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ
                5. คู่มือและวิธีการปฏิบัติงาน ใช้เป็นแนวทางการปฏิบัติงาน

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology)

                เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยี ที่เป็นการรวมคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีอื่น ๆ เช่น เทคโนโลยีด้าน ฮาร์ดแวร์ ด้านซอฟต์แวร์ ด้านฐานข้อมูล ด้านโทรคมนาคมและการสื่อสาร เทคโนโลยีเครือข่าย มาทำงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนสารสนเทศโดยผ่านทางอิเลคทรอนิคส์ หรือข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบดิจิตอล หรือข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์สามารถนำไปใช้งานได้

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ

1.             ช่วยให้เกิดการสื่อสารที่แม่นยำและราคาเยาระหว่างผู้ที่อยู่ภายในและภายนอกองค์กร

2.             จัดเก็บสารสนเทศจำนวนมหาศาลไว้ได้อย่างประหยัดเนื้อที่ แต่ค้นคืนได้ง่าย

3.             สามารถแสดงสารสนเทศได้อย่างชัดเจนทำให้เกิดแนวคิดได้หลากหลาย

4.             ปรับการทำงานที่ใช้มือและกึ่งอัตโนมัติให้เป็นงานแบบอัตโนมัติได้

5.             ช่วยทำงานที่กล่าวถึงข้างบนนี้ได้อย่างประหยัดกว่าการทำด้วยมือ- สามารถเข้าถึงสารสนเทศจำนวนมากที่จัดเก็บอยู่ทั่วโลกได้อย่างรวดเร็วและด้วยราคาประหยัด

6. ช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้แก่คนที่ทำงานเป็นทีมทั้งในสำนักงานเดียวหรือต่างสำนักงาน

เทคโนโลยีสารสนเทศ แบ่งได้ 5 ชนิด

                1.คอมพิวเตอร์

                2.ซอฟต์แวร์

                3.ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

                4.เทคโนโลยีโทรคมนาคม

              5. เทคโนโลยีฐานข้อมูล

บทบาทและหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ

นักวิเคราะห์ระบบคือใคร

                นักวิเคราะห์ระบบ คือ ผู้ที่เป็นตัวกลางในการติดต่อระหว่างระบบสารสนเทศกับกลุ่มผู้
ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ เจ้าของระบบ (System Owners) ผู้ใช้ระบบ (System Users) และผู้สร้างระบบ (System Builders) เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรขึ้นมา ทั้งนี้หน้าที่หลักของนักวิเคราะห์ระบบจะแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ วิเคราะห์ระบบ และออกแบบระบบ

หน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบสมัยใหม่

                นอกจากหน้าที่หลักของนักวิเคราะห์ระบบสมัยใหม่ คือ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ แล้วนักวิเคราะห์ระบบยังมีหน้าที่ที่ต้องดำเนินการอีกหลายหน้าที่ดังนี้

รวบรวมข้อมูล

                เป็นการรวบรวมข้อมูลของระบบเดิมเพื่อให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และนำไปใช้เป็นข้อมูลส่วนหนึ่งในการพัฒนาระบบใหม่

จัดทำเอกสาร

                ในระหว่างทำการพัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องจัดทำเอกสารในแต่ละขั้นตอนให้ละเอียด

จัดทำพจนานุกรมข้อมูล ( Data Dictionary )

                เป็นการรวบรวมเอกสารทั้งหมด และอธิบายถึงสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องมีการใช้งานในระบบ

พจนานุกรม

จัดเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องใช้ในการวิเคราะห์ระบบ

ออกแบบระบบ

                นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการออกแบบการทำงานของระบบใหม่ให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ และมีความเหมาะสมมากที่สุด รวมทั้งออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้งาน และฮาร์ดแวร์ และเทคโนโลยีสารสนเทศที่จะนำมาใช้งาน

สร้างแบบจำลอง

                ทำการสร้างแบบจำลองของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำเสนอแก่เจ้าของระบบและผู้ใช้งาน
ทดสอบโปรแกรมที่พัฒนาขึ้น

                ในบางครั้งนักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์จะเป็นผู้ทดสอบโปรแกรมเอง แต่หากให้ผู้ใช้งานระบบเป็นผู้ทดสอบจะมีประสิทธิภาพมากกว่า เพราะเป็นผู้ที่รู้และเข้าใจระบบงานอย่างแท้จริง

ติดตั้งและทำการปรับเปลี่ยนระบบ

                ทำการติดตั้งและปรับเปลี่ยนระบบเดิมเป็นระบบใหม่

จัดทำคู่มือ

                จัดทำคู่มือและจัดเตรียมหลักสูตรฝึกอบรมให้แก่ผู้ใช้ระบบ เนื่องจากเป็นการเปลี่ยนแปลง
ของระบบ

บำรุงรักษาและประเมินผลการปฏิบัติงานของระบบ

                เป็นการดูแลระบบเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น รวมทั้งเป็นการปรับปรุง ดัดแปลง หรือแก้ไขทั้งโปรแกรมและขั้นตอนการทำงานของระบบ เพื่อให้ระบบมีการทำงานที่ถูกต้องมากที่สุดจัดทำแบบสอบถามถึงผลการดำเนินงานของระบบใหม่ที่ได้ติดตั้งไปแล้ว

เป็นผู้ให้คำปรึกษา

                คอยให้คำปรึกษาแก่ผู้ใช้ระบบและทุกคนในระบบ ไม่ว่าจะเป็นทางด้านการใช้โปรแกรมหรือทางด้านเทคนิคก็ตาม

เป็นผู้ประสานงาน

                ทำหน้าที่ประสานงานระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ เพื่อให้เข้าใจเหตุการณ์หรือข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรได้ถูกต้องตรงกันที่สุด

คุณสมบัติของนักวิเคราะห์ระบบสมัยใหม่

นักวิเคราะห์ระบบที่ดียังจะต้องประกอบไปด้วยคุณสมบัติดังต่อไปนี้

                1. มีความชำนาญหลากหลายในศาสตร์คอมพิวเตอร์ เช่น โปรแกรมคอมพิวเตอร์ โปรแกรมภาษา ฮาร์ดแวร์  เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นต้น

                2. มีความเข้าใจในระบบธุรกิจ ระบบการเงิน และระบบการตลาด เป็นอย่างดี

                3. มีความเข้าใจในความต้องการของผู้ใช้ระบบเป็นอย่างดี

                4. ต้องเป็นนักสำรวจ ที่ช่างสังเกตในรายละเอียดในรายละเอียดต่าง ๆ ของระบบ รวมทั้งองค์ ประกอบภายนอก    ที่เกี่ยวข้องกับระบบ

                5. มีจรรยาบรรณต่อองค์กรที่พัฒนาระบบให้ ไม่นำข้อมูลที่ได้ซึ่งเป็นความลับขององค์กรไปเผยแพร่ภายนอกอันก่อให้    เกิดผลเสียแก่องค์กร

                6. ต้องทำงานเป็นทีมได้อย่างดี

                7. มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี เนื่องจากนักวิเคราะห์ระบบต้องมีการติดต่อประสานงานระหว่างบุคคลหลายกลุ่ม

                8. สามารถเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ได้ด้วยตนเอง

                9. มีความสามารถในการนำเสนอข้อมูลให้ทั้งผู้บริหารระดับสูงรวมไปถึงผู้ใช้ระบบ ให้สามารถเข้าใจได้โดยง่ายและตรงกัน

                10. มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารเป็นภาษาอังกฤษได้ดี หากองค์กรนั้นสื่อสารภายในเป็นภาษาอังกฤษ

                11. สามารถทำงานภายในภาวะกดดันได้ เนื่องจากต้องทำงานกับบุคคลหลายฝ่าย

                12. เป็นนักจิตวิทยา ในการที่จะพูดคุยหรือติดต่อกับกลุ่มบุคคลหลายกลุ่มเพื่อให้ได้ข้อมูลอย่างถูกต้อง

องค์กรกับระบบสารสนเทศ

ระบบคืออะไร

                ระบบ หมายถึงสิ่งที่ประกอบขึ้นมาจากหน่วยย่อยหรือองค์ประกอบย่อย ที่จะต้องมีความสัมพันธ์และทำหน้าที่ร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ภายในระบบแต่ละระบบสามารถมองเป็น ระบบย่อย (Subsystem)ได้ซึ่งระบบย่อยเหล่านี้ถือว่าเป็นระบบด้วยเช่นกัน เพราะมีองค์ประกอบต่าง ๆ ของระบบที่สมบูรณ์ในตัวเอง เมื่อระบบย่อยหลาย ๆ ระบบรวมกันจะทำให้เกิดระบบใหญ่ขึ้น

              ถ้าพิจารณาองค์กร ในรูปแบบของระบบการเรียนของโรงเรียน ระบบดังกล่าวจะประกอบด้วยระบบย่อยคือ ฝ่ายรับสมัคร ฝ่ายทะเบียน ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบุคลากร ฝ่ายวิชาการ ฝ่าย ต่าง ๆ เหล่านี้จะต้องทำงานร่วมกัน เพื่อสร้างสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ในแต่ละฝ่ายอาจจะมีระบบย่อยได้อีก

ประเภทของระบบองค์ประกอบของระบบ ขอบเขตและสภาพแวดล้อมของระบบ

ประเภทของระบบ

                ถ้าจะกล่าวถึงประเภทของระบบเราสามารถจำแนกออกเป็นหลายประเภทขึ้นกับว่า เราสนใจคุณลักษณะอะไรของระบบนั้น ๆ ในที่นี้จะขอกล่าวเฉพาะบางประเภทของระบบที่มีคุณลักษณะที่น่าสนใจดังนี้

ระบบเปิด

              ระบบเปิด (open system) คือระบบที่มีปฏิกิริยาตอบสนองต่อสภาพแวดล้อม มีการแลกเปลี่ยนข่าวสารข้อมูลกับสิ่งแวดล้อมภายนอก ซึ่งพยายามปรับตัวเปลี่ยนแปลงโครงสร้างภายในให้อยู่รอดได้ โดยทั่วไปแล้วองค์กรต่าง ๆ ถือว่าเป็นระบบย่อยของระบบธุรกิจทั้งหมด การทำงานขององค์กรต้องมีปฏิกิริยาตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของระบบธุรกิจ ซึ่งถือว่าเป็นสภาพแวดล้อมภายนอกตาม เช่นระบบ การลงทะเบียน มีความสัมพันธ์ระบบอื่น ๆ ที่อยู่ภายนอกของระบบ ตั้งแต่การรับใบลงทะเบียนจากนักศึกษา ตรวจสอบข้อมูลการลงทะเบียน การชำระเงินค่าลงทะเบียน การทำตารางเรียนตารางสอน

ระบบปิด

                ระบบปิด (close system) คือระบบที่ไม่ต้องสนองต่อสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น การทดลองในห้องปฏิบัติการ หรือระบบที่ทีการควบคุมการปฏิบัติต่าง ๆ ได้อย่างสมบูรณ์

องค์ประกอบของระบบ

              องค์ประกอบที่สำคัญของระบบมี 4 ส่วน ได้แก่ ส่วนนำเข้า (input)ส่วนกระบวนการหรือ
โพรเซส (processing) ส่วนผลลัพธ์ (output) และส่วนป้อนกลับ (feed-back)

ส่วนนำเข้า           คือ ทรัพยากรหรือสิ่งที่จำเป็น เพื่อนำเข้าสู่ระบบแล้วก่อให้เกิดกระบวนการขึ้น

ส่วนกระบวนการ   คือ   ส่วนที่ทำหน้าที่แปรสภาพ หรือประมวลผล โดยอาศัยส่วนนำเข้าของระบบ
ไปแปรสภาพเป็นผลลัพธ์ที่ต้อง

ส่วนผลลัพธ์            คือ    ส่วนที่ต้องการจากระบบ ซึ่งเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของระบบ
ส่วนป้อนกลับ         คือ    ส่วนที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของกระบวนการ เพื่อให้การทำงานของระบบบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยนำเอาส่วนผลลัพธ์ไปเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ จากนั้น
 นำผลที่ได้จากการเปรียบเทียบไปปรับปรุงส่วนนำเข้าหรือกระบวนการ

ขอบเขตและสภาพแวดล้อมของระบบ (boundary and environment)

                ส่วนประกอบอื่น ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในระบบเรียกว่า สภาพแวดล้อม (environment) ซึ่งขอบเขตที่แบ่งระหว่างระบบและสภาพแวดล้อมเรียกว่า ขอบเขตของระบบ (system boundary) การกำหนดขอบเขตของระบบนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญในการวิเคราะห์ระบบ ส่วนการกำหนดว่าขอบเขตของระบบนั้น ควรจะเป็นอย่างไรอาจจะขึ้นอยู่กับงานที่ต้องการ หรือขึ้นกับวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ระบบที่สนใจ ถ้ากำหนดขอบเขตไม่ดีอาจเกิดปัญหาขึ้นภายหลังได้

                ระบบ ต้องมีขอบเขต(boundary)ของระบบ เพื่อความเข้าขอบเขตของระบบ ยกตัวอย่างเช่น
ระบบร่างกายมนุษย์ มีขอบเขต คือ ส่วนต่าง ๆ ที่อยู่ภายนอกร่างกาย เช่น ผิวหนัง ผม เล็บ

                จากความรู้เรื่องระบบ นี้ ทำให้นักวิเคราะห์ระบบ ทราบความหมาย และขอบเขตของระบบไปเพื่อเป็นพื้นฐานเรื่องวิเคราห็และออกแบบระบบสารสนเทศเทศต่อไป เพราะในองค์กร ปัจจุบัน มีการใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารอย่างแพร่หลาย

งค์กร ( Organization )

องค์กร คือ อะไร

              จากความหมายข้างต้น หากมององค์กรให้เป็นระบบหนึ่งได้เช่นเดียวกัน เพราะมีองค์ประกอบย่อย คือ บุคคลแต่คน มาร่วมกันทำงานเพื่อความสำเร็จในงานนั้น และมีองค์ประกอบด้านทรัพยากร
อื่น ๆ ที่นำเข้า  มุ่งมั่นให้งานนั้นสำเร็จตามเป้าหมาย    จากความหมายข้างต้น หากมององค์กรให้เป็นระบบหนึ่งได้เช่นเดียวกัน เพราะมีองค์ประกอบย่อย คือ บุคคลแต่คน มาร่วมกันทำงานเพื่อความสำเร็จในงานนั้น และมีองค์ประกอบด้านทรัพยากรอื่น ๆ ที่นำเข้ามาใช้ในการทำงาน เพื่อบรรลุความมุ่งหมาย

นักบริหารกับองค์กร

              การบริหาร คือ การทำงานให้สำเร็จโดยอาศัยคนอื่น ๆ ทำงานให้สำเร็จตามวัตประสงค์
ซึ่งในองค์กรมีทรัพยากรบุคคลเป็นทรัพยากรหลัก และทรัพยากรอื่น ๆ เช่นเครื่องจักร เงินทุน วัตถุดิบ สารสนเทศ เพื่อผลิตสินค้า และการบริการออกจำหน่ายและตอบสนองความพอใจให้กับผู้เกี่ยวข้องกับองค์กร

              นักบริหาร หรือ ผู้บริหาร คือ บุคคลที่เป็นหัวหน้า หรือ ผู้นำ ของกลุ่มคนในองค์กร จัดการทรัพยากรขององค์กร และประสานงานการใช้ทรัพยากร เพื่อการทำงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร

              ผู้ปฏิบัติการ คือ บุคคลที่เป็นทำงานงานนั้น เป็นงกลุ่มคนส่วนใหญ่ในองค์กร ทำหน้าจัดการทรัพยากรขององค์กร และประสานงานการใช้ทรัพยากร เพื่อการทำงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาด เจ้าหน้าที่ฝ่ายการบัญชี เจ้าหน้าที่ฝ่ายการผลิต พนักงานงานขาย

ระดับการบริหาร

ในองค์กรมีแบ่งระดับการบริหารออกเป็น 2 แนวทาง

                - แนวนอน โดยแบ่งแยกตามความถนัด หรือเนื้อหางานงานเป็นสำคัญ ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายการเงินบัญชี ฝ่ายธุรการ

- แนวตั้ง โดยแบ่งตามระดับเช่น ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหารระดับต้นในการแยกแยะระดับการบริหาร หรือการทำงานขององค์กรแบ่ง 3 ระดับ

- การบริหารระดับเทคนิค หรือ ระดับการปฏิบัติการ

- การบริหารระดับบริหาร หรือ การบริหารระดับกลาง

- การบริหารระดับสถาบัน หรือ การบริหารระดับสูง

              จากระดับการบริหาร นักวิเคราะห์จะได้ทราบแนวทางในการพัฒนา เพื่อจัดสารสารเทศ ที่ผลิตออกจากระบบสารสนเทศให้เหมาะสมและเป็นพื้นฐานในการวิเคราะห์ระบบ เพื่อการออกแบบระบบให้เหมาะสมกับงานในแต่ระดับการบริหารต่อไป

ประเภทขององค์กร

              สำหรับประเภทขององค์กรนั้น นักวิเคราะห์ระบบมักจะมองรูปแบบขององค์กรเป็น 2 ประเภทได้แก่

ก. องค์กรแบบเป็นทางการ (formal organization)

              คือ องค์กรที่มีการกำหนดโครงสร้างอย่างมีหลักเกณฑ์ โดยระบุความสัมพันธ์
ระหว่าง สมาชิกในองค์กรเกี่ยวกับ อำนาจหน้าที่ ข้อผูกพันและความรับผิดชอบ ตลอดจนการวางแผนและกฎเกณฑ์ต่าง ๆ อย่างชัดเจน ไม่ยืดหยุ่น

ข. องค์กรแบบไม่เป็นทางการ (informal organization)

              คือ องค์กรที่จัดโครงสร้างขององค์กรไม่รัดกุม ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว ไม่กำหนดความสัมพันธ์ของสมาชิก

ผังองค์การ

                ผังองค์การ (organization chart)  เป็นเครื่องมือที่ใช้แสดงให้เห็นถึงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการจัดองค์การว่าแบ่งออกเป็นหน่วยย่อยอะไรบ้าง แต่ละหน่วยมีความสัมพันธ์กันอย่างไร โดยแสดงในลักษณะโครงสร้างลำดับชั้น (hierachical structure)

การจัดโครงสร้างหน่วยประมวลผล ในองค์กร

                ในทางปฏิบัติทรัพยากรที่ใช้ในการประมวลผลต่าง ๆ จะถูกนำมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่แตกต่างกัน เช่นข้อมูลที่เกิดในหน่วยงานหนึ่งอาจถูกนำไปใช้ในหน่วยงานอื่น ถ้าแต่ละหน่วยงาแยกการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลจากกัน จะทำให้ค่าใช้จ่ายสูงกว่าที่ควรจะเป็น ดังนั้นการจัดโครงสร้างการประมวลผลจึงเป็นจุดหนึ่งที่สำคัญในระบบงาน สามารถแบ่งการจัดโครงสร้างของการประมวลผลได้ 3 วิธี

1.โครงสร้างแบบศูนย์รวม (centralized structure)

            คือ โครงสร้างที่มีทรัพยากรในการประมวลผลอยู่ส่วนกลาง มีหน่วยงานอิสระหน่วยงานหนึ่งรับผิดชอบดูแลและจัดการอาจจะเรียกว่า หน่วยประมวลผลข้อมูลก็ได้ มักจะพบในกรณีที่องค์กรนั้น ๆ มี MIS อย่างสมบูรณ์ ซึ่งหน่วยงานดังกล่าวจะมีอำนาจในการควบคุมและสั่งการ ลักษณะการจัดองค์กรตามโครงสร้างแบบนี้สามารถแสดงเป็นภาพได้ ดังนี้

2.โครงสร้างแบบกระจาย (distributed structure)

            ทรัพยากรที่ใช้ในการประมวลผลจะอยู่ตามหน่วยงานต่าง ๆ การบริหารเป็นอิสระขึ้นตรงกับผู้บริหารฝ่ายนั้น ๆ ตามรูปด้านล่าง จะพบในกรณีหน่วยงานนั้น เริ่มพัฒนาระบบสารสนเทศในแต่ละฝ่าย ซึ่งอาจจะถูกพัฒนาไปเป็นโครงสร้างแบบผสมก็ได้

3.โครงสร้างแบบผสม (hybrid structure)

            ทรัพยากรที่ใช้ในการประมวลผลอยู่ที่ส่วนกลาง ขณะเดียวกันก็มีอยู่ตามหน่วย
งานต่าง ๆ ด้วย จะพบในกรณีที่องค์กรนั้นพัฒนาระบบสารสนเทศ เสร็จหลายฝ่ายและเตรียมที่จะเป็น MIS ซึ่งโครงสร้างแบบนี้อาจจะถูกพัฒนาไปเป็นโครงสร้างแบบศูนย์รวมก็ได้ ดังภาพต่อไปนี้

2.4 ระบบสารสนเทศ (Information System)

การบริหารงานในองค์กรนั้น ทุกขั้นตอนจะต้องใช้ข้อมูลข่าวสารทั้งสิ้น นักวิเคราะห์ระบบควรศึกษาเกี่ยวกับหน้าที่ต่าง ๆ ในองค์กร การจัดองค์กร โครงสร้างขอบองค์กร เพื่อศึกษาว่า แต่ละระบบต้องการข้อมูลข่าวสารอะไร รวมถึงเรื่องของการเคลื่อนไหวของข้อมูลด้วยว่าข้อมูลที่เกิดจากระบบย่อยหนึ่ง ๆ จะเป็นข้อมูลสำหรับระบบย่อยใดต่อไป

               ปัจจุบันองค์กรธุรกิจได้เจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางด้านบริหารงาน เช่นการตัดสินใจแต่ละปัญหาจะใช้ข้อมูลที่ได้จากการพยากรณ์เหตุการณ์ล่วงหน้า หรือสารสนเทศต่าง ๆ ที่ผ่านการวิเคราะห์มาแล้ว ทำให้ตัดสินใจผิดพลาดน้อยมาก นอกจากนั้นยังใช้สารสนเทศต่าง ๆ มาช่วยในการวางแผนและการควบคุมงานได้ อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณสมบัติของสารสนเทศที่ดีควรมีคุณสมบัติดังนี้

                - ความละเอียดแม่นยำหรือเที่ยงตรง
                - ความกระทัดรัดของสารสนเทศ
                - ความทันต่อการใช้งาน
                - ความถูกต้อง
                - ตรงกับความต้องการ
                - คุณสมบัติเชิงประมาณ เช่น เปอร์เซ็นต์ความเชื่อมัน
                - ความยอมรับได้
                - การใช้ได้ง่าย
                - ความไม่ลำเอียง
                - ความชัดเจน

2.5 ชนิดของระบบสารสนเทศ

ระดับการบริหาร	ระบบสารสารสนเทศ
ระดับสูง	ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง
ระดับกลาง	ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ระบบสนับสนุนเพื่อการตัดสินใจ
ระดับต้น	ระบบการประมวลผลรายการ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ระดับปฏิบัติการ	ระบบการประมวลผลรายการ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.ระบบการประมวลผลรายการ (Transaction processing systems :TPS)

              การดำเนินงานขององค์กรหนึ่ง ๆ นั้น จะประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ มากมาย ในการปฏิบัติงานแต่ละกิจกรรมนั้น พบว่าต้องใช้ TPS เป็นพื้นฐานเสมอ ซึ่ง TPS เหล่านี้ได้มาจากข้อมูลที่ถูกส่งจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง การประมวลผลแบบนี้ อาจจะถือได้ว่าเป็นกิจกรรมหลักขององค์กรในแต่ละวัน โดยเริ่มจากการเก็บรวบรวมข้อมูล ทำการวิเคราะห์อย่างมีระบบตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ รวมกับข้อคิดบางอย่างเป็นข่าวสารที่นำไปใช้ได้ทันที สามารถเขียนเป็นวัฏจักรของการประมวลผลได้ดังนี้

              วิธีการประมวลผลมี 2 วิธีใหญ่ ๆ คือ ทำด้วยมือ (manual data processing)และการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (electronic data processing) ซึ่งอาจจะเป็นแบบ batch หรือแบบ on-line ก็ได้

ตัวอย่าง เช่น ระบบสารสนเทศของห้างสรรพสินค้า ที่รับชำระค่าสินค้า ออกใบเสร็จ ตัดสต็อกสินค้าอัตโนมัติ ออกรายงานการขายประจำวันต่อพนักงานขายได้

2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS)

              เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนงานธุรการในองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นหมายถึงการประสานงานในด้านต่าง ๆ ของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งอาจจะต้องให้เทคโนโลยีทางด้านเครือข่ายเข้ามาช่วย และในปัจจุบันมี Sofeware หลายตัวที่ผนวกเข้ากับเทคโนโลยีแล้วสามารถช่วยให้การทำงานด้านี้รวดเร็วขึ้น เช่น การใช้งานโปรแกรม ไมโครซอฟต์ออปฟิดต์ เพื่อการจัดทำเอกสาร การใช้งาน e-mail voice-mail หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ ผ่านเว็บ ระบบ E-office

3.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (management information systems: MIS)

              MIS นี้เปรียบเสมือนเป็นผู้ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ (decision making) และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ซึ่งสารสนเทศที่นำมาใช้ใน MIS นี้ได้มาจาก TPS แต่อาจจะมีการใช้สารสนเทศหรือความรู้จากที่อื่นประกอบด้วย เช่น แนวโน้มทางด้านเศรษฐศาสตร์ ปริมาณและความต้องการในการกู้ยืมเงินของประชาชน เป็นต้น

              การตัดสินใจบางอย่างในองค์กรธุรกิจ อาจจะอยู่ในรูปแบบที่เกิดขึ้นเป็นประจำแบบปกติ (recur regularly) เช่น ต้องการข้อมูลแบบนี้ทุก ๆ อาทิตย์ ทุก ๆ เดือน หรือทุก ๆ ไตรมาส เป็นต้น ซึ่งกลุ่มของสารสนเทศที่ต้องากรนั้นมักจะเป็นกลุ่มที่แน่นอนตายตัว สามารถเขียนโครงสร้างของการตัดสินใจหรือรูปแบบรายงานไว้ล่วงหน้าและสามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ เมื่อมีเหตุการณ์หรือเงื่อนไขดังกล่าวเกิดขึ้น ซึ่งใช้การวิเคราะห์ขั้นต้นเท่านั้น

4.สารสนเทศที่ใช้ในระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (decision support systems :DSS)

              การตัดสินใจบางอย่างไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำแบบปกติ คืออาจจะมีบางปัญหาที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน เข้ามาอย่างกระทันหันและต้องการตัดสินใจ โดยบางครั้งอาจจะเกิดขึ้นเพียงครั้งเกียว หรือไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย DSS จะเป็นเสมือนผู้ช่วยผู้บริหารที่จะต้องทำการตัดสินใจ เกี่ยวกับสถานะภาพเฉพาะบางอย่าง อาจจะเรียกได้ว่าเป็นการตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง (unstructured) หรือกึงโครงสร้าง (semi-structured) ซึ่งยากที่จะเตรียมรูปแบบของรายงานที่แน่นอนไว้ล่วงหน้า จะเห็นว่า DSS นี้เป็นระบบสารสนเทศที่ยืดหยุ่นมากกว่าระบบสารสนเทศชนิดอื่น ๆ ต้องใช้การวิเคราะห์ชั้นสูง

5.ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :ESS)

              เป็นระบบที่พยายามจัดทำสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง ซึ่งภาระส่วนใหญ่จะเป็นการวางแผนระยะยาวว่าองค์กรจะไปในทิศทางใด ซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้นั้นส่วนหนึ่งมาจากระบบ TPS และที่ขาดไม่ได้คือ ข้อมูลจากภายนอกองค์กร เพื่อนำมาเปรียบเทียบให้เห็นว่าองค์กรของตนเองนั้นอยู่ในระดับใด และแนวโน้มเป็นอย่างไร ส่วนการประมวลผลนั้นมักจะใช้สภาพการจำลอง การพยากรณ์ เป็นต้น

การพัฒนาระบบสารสนเทศ

แนวทางจัดหาระบบสารสนเทศเพื่อใช้งานภายในองค์กร

ในการจัดหาระบบสารสนเทศให้เกิดขึ้นภายในองค์กร จัดทำได้ 4 วิธีด้วยกัน

1.พัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นเองโดยอาศัยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์ภายในองค์กรเป็นผู้พัฒนาระบบ

                ข้อดี คือ จะได้ระบบที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด เพราะระบบนั้นได้ถูกวิเคราะห์และออกขึ้นภายในองค์กร ซึ่งมีความใกล้ชิดกับระบบงาน สามารถพัฒนาและบำรุงรักษาระบบสารสนเทศได้
          ข้อเสีย หากบุคลากรขาดความรู้ความสามารถอย่างแท้จริง ก็เกิดการเปลืองเวลาและทรัพยากรมาก มีความเสี่ยงสูง

2.ว่าจ้างบริษัทที่ ปรึกษาจัดทำระบบให้ คือ การบริษัทผู้พัฒนาระบบสารสนเทศจากภายนอกองค์กรทำหน้าที่ ให้คำปรึกษา ในการเขียนรายละเอียดสำหรับประมวลงานคอมพิวเตอร์ ให้คำปรึกษาในการวิเคราะห์และออกแบบระบบคอมพิวเตอร์ ให้บริการในการเขียนโปรแกรมที่ผู้ใช้ต้องการ ให้บริการติดตั้ง ดูแล ควบคุมระบบงาน ให้บริการอื่น ๆ เช่นการจัดซื้อ จัดหาระบบคอมพิวเตอร์
การเตรียมการเพื่อว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาระบบงานคอมพิวเตอร์ ต้องดำเนินการดังนี้

                - ผู้ว่าจ้างต้องศึกษาความต้องการให้ชัดเจน
                - จัดทำใบแจ้งให้บริษัทเสนอราคามาให้
                - จัดส่งประกาศเชิญ
                - ประเมินข้อเสนอของบริษัท
                - เลือกบริษัทที่ปรึกษา
                - เจรจาต่อรองเงื่อนไขและราคา
                - จัดทำสัญญาว่าจ้าง
                - ควบคุมติดตามและประเมินผลงานของบริษัท

                แนวทางในการคัดเลือกบริษัทที่ปรึกษามาพัฒนาระบบ หรือซอฟต์แวร์ ควรเลือกบริษัทที่มีความมั่นคง มีประสบการณ์ มีบุคลากรที่มีความสามารถตรงสาขา มีแนวทางในการพัฒนาที่ดี มีแนวโน้มที่จะทำให้ระบบสามารถประสบความสำเร็จได้

วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) และแนวทางปฏิบัติ (Methodologies)

วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC)

                วงจรการพัฒนาระบบ คือ กระบวนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ โดยภายในวงจรนั้นจะแบ่งกระบวนการพัฒนาออกเป็นกลุ่มงานหลัก ๆ ดังนี้ ด้านการวางแผน (Planning Phase) ด้านการวิเคราะห์ (Analysis Phase) ด้านการออกแบบ (Design Phase) ด้านการสร้างและพัฒนา (Implementation Phase)โดยแต่ละงานจะประกอบไปด้วยขั้นตอน (Steps) ต่าง ๆ ซึ่งแต่ละโครงการพัฒนาระบบจะมีขั้นตอนแตกต่างกัน ทำให้ปัจจุบันมีรูปแบบของวงจรการพัฒนาระบบแตกแขนงออกไปมากมาย เช่น

                1. SDLC ในรูปแบบ Waterfall
                2. SDLC ในรูปแบบ Adapted Waterfall
                3. SDLC ในรูปแบบ Evolutionary
                4. SDLC ในรูปแบบ Incremental
                5. SDLC ในรูปแบบ Spiral

                จากกระบวนการในการพัฒนาระบบ จะต้องมีวิธีการหรือแนวทางที่จะผลสำเร็จจนกลายเป็นระบบที่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิธีการดังกล่าวเรียกว่า “Methodology”

แนวทางปฏิบัติ (Methodologies)

           แนวทางปฏิบัติ คือ วิธีการหรือแนวทางที่จะนำกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศมาปฏิบัติจริงจนกลายเป็นระบบสารสนเทศที่สามารถใช้งานได้ โดยมีการระบุถึงขั้นตอนในการปฏิบัติเพื่อใช้พัฒนาระบบในวงจรการพัฒนาระบบ (SDLC)

                ในปัจจุบันมี แนวทางปฏิบัติ ที่ใช้ในการพัฒนาระบบใน SDLC มากมายแตกต่างกันไป ทั้งนี้ก็เพื่อให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับระยะเวลาและงบประมาณในการพัฒนาระบบของแต่ละองค์กร จึงเกิด Methodology หลากหลายวิธีการ ในที่นี้จะขอยกตัวอย่าง Methodology ที่นิยมใช้กันดังนี้

                1.Structured System Analysis and Design Methodology (SSADM)
                2. Rapid Application Development-based Methodology (RAD)
                3. Object-Oriented Analysis and Design Methodology

การปฏิบัติตามขั้นตอนต่าง ๆ ของ Methodology เพื่อพัฒนาระบบใน

แนวทางในการพัฒนาระบบสารสนเทศ

1.Structured System Analysis and Design Methodology (SSADM)

             แนวทางในการพัฒนาระบบสารสนเทศ แบบ Structured System Analysis and Design Methodology (SSADM) จะใช้แบบจำลองที่เป็นแผนภาพเพื่ออธิบายขั้นตอนการทำงานและข้อมูลทั้งหมดของระบบ โดยเรียกวิธีการใช้แผนภาพเพื่อจำลองขั้นตอนการทำงานหลักของระบบว่า “Process-Center Approach” และเรียกวิธีการใช้แผนภาพเพื่อจำลองข้อมูลของระบบว่า “Data-Center Approach”

             ข้อดี ของ SSADM ในรูปแบบของ SDLC Waterfall Model คือ สามารถรวบรวมความต้องการจากผู้ใช้ได้เป็นระยะเวลานานก่อนที่จะเริ่มเขียนโปรแกรม และการเปลี่ยนแปลงความต้องการมีน้อย เนื่องจากก่อนที่จะถึงขั้นตอนการเขียนโปรแกรม ข้อมูลต่าง ๆ ที่วิเคราะห์มานั้นจะต้องได้รับการอนุมัติเห็นชอบจากเจ้าของระบบก่อน จึงจะสามารถเข้าสู่ขั้นตอนการเขียนโปรแกรมได้ หมายความว่าข้อมูลทุกอย่างที่วิเคราะห์และออกแบบมานั้นจะต้องตรงตามความต้องการของผู้ใช้และเจ้าของระบบมากที่สุดนั่นเอง

             ข้อเสีย จะใช้เวลานานมากในขั้นตอนการวิเคราะห์และออกแบบระบบ และการออกแบบต่าง ๆ จะร่างลงบนกระดาษ ซึ่งผู้ใช้หรือเจ้าของระบบไม่สามารถทดลองใช้งานได้ จึงอาจจะทำให้ไม่ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ส่งผลให้อาจเกิดปัญหาในระหว่างขั้นตอนการเขียนโปรแกรมได้

2.Repid Application Development-based Methodology (RAD)

                Rapid Application Development-based Methodology เป็น Methodology แนวใหม่ที่พัฒนาขึ้นในช่วงปี ค.ศ.1990 เพื่อแก้ไขจุดอ่อนของ Methodology แบบ Structured Design ด้วยการปรับระยะในวงจรการพัฒนาระบบ ให้มีขั้นตอนการทำงานที่รวบรัดมากขึ้น มีการเลือกใช้เครื่องมือ (Tools) และเทคนิค (Techniques) ต่าง ๆ เพื่อช่วยให้การพัฒนาระบบนั้นดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งผู้ใช้ระบบยังสามารถทดลองใช้โปรแกรมต้นแบบเพื่อบอกนักวิเคราะห์ระบบได้ว่า ระบบที่ออกแบบมานั้นถูกต้องหรือไม่ และมีข้อผิดพลาดใดเกิดขึ้นบ้าง

             จากที่กล่าวไว้ข้างต้นว่า Methodology แบบ RAD นี้ได้มีการนำเทคนิคและเครื่องมือชนิดต่าง ๆ เข้ามาสนับสนุนการพัฒนาระบบ ให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่าง ๆ ใน SDLC ได้ด้วยการใช้ระยะเวลาที่น้อยกว่าแบบ SSADM ยกัวอย่างเทคนิคและเครื่องมือดังกล่าว เช่น CASE Tools, JAD) และโปรแกรมภาษาที่ช่วยสร้างโค้ดโปรแกรม ช่วยออกแบบหน้าจอ รายงานและแบบฟอร์มต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว       ถึงแม้ว่า RAD Methodology จะช่วยให้การพัฒนาระบบดำเนินการได้รวดเร็วเพียงใดก็ตาม นักวิเคราะห์ระบบที่เลือกวิธีการนี้ จะต้องพบกับปัญหาซึ่งเป็นข้อเสียของ RAD Methodology นั่นคือ การเปลี่ยนแปลงความต้องการของผู้ใช้อยู่ตลอดเวลา เนื่องจากผู้ใช้ได้ทดลองใช้โปรแกรมต้นแบบที่สามารถสร้างและแก้ไขได้ง่ายนั่นเอง

3.Object-Oriented Analysis and Design Methodology

                จาก Methodologies ทั้งหมดในกลุ่มของ RAD Methodology ที่กล่าวมาข้างต้นนั้น เป็นการดัดแปลงวิธีการในการพัฒนาระบบจาก Methodology แบบ Structured System Analysis and Design กล่าวคือ วิเคราะห์และออกแบบเพื่อแก้ปัญหาของระบบงานด้วยการอ้างอิงกับขั้นตอนการทำงาน (Process-Centered Approach) และอ้างอิงกับข้อมูลทั้งหมดของระบบ (Data-Centered Approach) แต่ทั้ง Process-CenteredApproach และ Data-Centered Approach มีความสำคัญใกล้เคียงกันมาก ทำให้นักวิเคราะห์ระบบและทีมงานพัฒนาระบบเกิดความสับสนในการเลือกที่จะอ้างอิงด้วยวิธีการใด จึงทำให้เกิด “Object-Oriented Analysis and Design Methodology” เพื่อพัฒนาระบบในวงจร SDLC ด้วยการวิเคราะห์และออกแบบเพื่อแก้ปัญหาระบบงาน โดยมองปัญหาเหล่านั้นให้เป็นวัตถุที่ประกอบไปด้วยขั้นตอนการทำงาน (Process) รวมกับข้อมูล (Data) ด้วย

             ในยุคแรกของการนำ Object-Oriented Methodology มาใช้การพัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ ต่างก็ใช้ แบบจำลองที่เป็นแผนภาพแตกต่างกันไป ทำให้แผนภาพไม่เป็นมาตรฐาน (Standard) เดียวกัน ยากแก่การนำไปสร้างเนื้อหาการเรียนการสอนในสถาบันศึกษา และยากต่อการทำความเข้าใจระหว่างเชิงวัตถุ (Object-Oriented Analysis and Design Methodology) ได้แก่ Grady Booch, Ivar Jacobson และ James Rumbaugh จึงร่วมกันคิดค้นมาตรฐานของแผนภาพสำหรับการวิเคราะห์และออกแบบระบบเชิงวัตถุ ซึ่งปัจจุบันเป็นที่รู้จักกันดีคือ “UML (Unified Modeling Language)” และได้รับการยอมรับให้เป็นมาตรฐานของการวิเคราะห์และออกแบบเชิงวัตถุแนวใหม่ (Modem Object-Oriented Analysis and Design) จาก OMG (Object Management Group) ในปี ค.ศ.1997 และได้รับความนิยมอย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน (ปลายปี พ.ศ.2545)

หลักในการพัฒนาระบบสารสนเทศ

              จากหัวข้อที่กล่าวมา ไม่ว่านักวิเคราะห์ระบบจะเลือกใช้ Methodology รูปแบบใดก็ตามในการพัฒนาระบบสารสนเทศ สิ่งหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรระลึกถึงตลอดเวลาในทุกขั้นตอน ของวงจรการพัฒนาระบบ คือ “หลักในการพัฒนาระบบ” ซึ่งจะทำให้การพัฒนาระบบนั้นสำเร็จได้ด้วยดี หลักการดังกล่าวได้แก่

1.คำนึงถึงเจ้าของระบบและผู้ใช้ระบบ

                ในการพัฒนาระบบนั้น นักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ และผู้เชี่ยวชาญทางด้านต่าง ๆ ควรคำนึงถึงบทบาทของเจ้าของระบบในส่วนสำคัญที่ว่า เจ้าของระบบคือผู้ตัดสินใจลำดับสุดท้ายในการแสดงความพึงพอใจต่อระบบที่พัฒนาขึ้นมา    การติดต่อสื่อสารและความเข้าใจที่ผิดพลาดจากเจ้าของระบบและผู้ใช้ นับเป็นปัญหา ถือที่เป็นสำคัญ หากมีการสื่อสารที่ดีจะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานที่ทำให้เกิดความรวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขึ้น อันจะส่งผลให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กรที่ตนทำงานอยู่

2. พยายามเข้าถึงปัญหาให้ตรงประเด็น

              ในการทำงานนั้นต้องนึกถึงปัญหาที่วิเคราะห์มาว่าต้องเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจริง และมีโอกาสในการแก้ปัญหานั้นได้ต้องพยายามจับประเด็นถึงสาเหตุของปัญหาให้ได้ เพื่อที่จะได้ดำเนินการแก้ปัญหาได้ตรงประเด็น

3. การกำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมในการทำงาน

              ในการพัฒนาระบบจะต้องมีการกำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่ควรจะทำอย่างชัดเจน การทำงานจริงควรจะทบทวนความก้าวหน้าของงานและมีการย้อนกลับไปปรับปรุงแก้ไขขั้นตอนที่ผ่านมาบ้างเพื่อความถูกต้อง

4. กำหนดมาตรฐานในระหว่างการพัฒนาระบบและจัดทำเอกสารประกอบในทุกขั้นตอน
              ควรมีการกำหนดมาตรฐานในระหว่างการพัฒนาระบบเพื่อให้เป็นกฏ/ระเบียบ ในการปฏิบัติงาน อันจะส่งผลให้การปฏิบัติงานเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด มีสิ่งหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบและองค์กรไม่ต้องการที่จะให้เกิดขึ้น นั่นคือความล้มเหลวในการพัฒนาระบบ

5. การพัฒนาระบบคือการลงทุน

              การพัฒนาระบบคือการลงทุน เมื่อมองในแง่นี้แล้ว ไม่มีนักลงทุนคนใดที่ต้องการให้การพัฒนาระบบล้มเหลว นั่นหมายถึงการลงทุนไปจะไม่ได้ผลกำไรกลับคืนมา ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบควรเพิ่มความรอบคอบในทำงานในขั้นตอนของการพัฒนาระบบทุกขั้นตอน เพื่อความมีประสิทธิผลของความคุ้มค่าในการลงทุน

6. เตรียมความพร้อมหากแผนงานหรือโครงการต้องถูกยกเลิกหรือต้องทบทวนใหม่

7. แตกระบบใหญ่ให้เป็นระบบย่อย

              ระบบที่มีกลุ่มของระบบอื่น ๆ ที่เล็กกว่าเป็นส่วนประกอบ เรียกระบบนี้ว่า “Super systems” ส่วนระบบเล็ก ๆ ที่เป็นส่วนประกอบของระบบที่ใหญ่กว่า เรียกระบบนี้ว่า “Subsystems” ดังนั้น Super systems และ Subsystems ย่อมมีความสัมพันธ์กัน เมื่อ Super systems เกิดการเปลี่ยนแปลง Subsystems ย่อมมีความเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย

8. ออกแบบระบบเพื่อรองรับการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

                ความต้องการสำคัญที่นำมาใช้ในการพัฒนาระบบ ก็คือความต้องการจากผู้ใช้งาน ซึ่งเป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบตระหนักดีอยู่เสมอ และสิ่งที่ควรตระหนักเพิ่มมากขึ้นก็คือ ความต้องการของผู้ใช้งานนั้นไม่เฉพาะขณะทำการพัฒนาระบบเท่านั้น แต่รวมไปถึงการคาดการณ์ถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตด้วย

การพัฒนาระบบโดยใช้วงจรการพัฒนาระบบ (SDLC) ขั้นตอนในการพัฒนาระบบมี 7 ขั้นตอน ดังนี้

1.การค้นหาและการเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection)

              เริ่มจากการที่ผู้บริหารขององค์กรหรือบุคลากรมีความต้องการที่จะพัฒนาระบบงาน จึงได้มีการแต่งตั้งกลุ่มบุคคลเพื่อค้นหาโครงการที่เห็นสมควรว่าควรได้รับการพัฒนา จากกิจกรรมการค้นหาโครงการนี้ ส่งผลให้เกิดโครงการพัฒนาขึ้นมาหลายโครงการ ผู้บริหารและนักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการจำแนกกลุ่มของโครงการให้เป็นหมวดหมู่อย่างมีหลักเกณฑ์ เช่น จำแนกตามความสำคัญหรือ จำแนกตามผลตอบแทนที่จะได้รับ กิจกรรมสุดท้ายของขั้นตอนนี้จะทำการเลือกโครงการที่เหมาะสมที่สุด และตรงกับวัตถุประสงค์ (Objective) ขององค์กรในสถานการณ์ปัจจุบันมากที่สุด

สรุป การทำงานในขั้นตอนการค้นหาและการเลือกสรรโครงการ (Project Identification/Selection)
กิจกรรม	ตัวอย่างแผนภาพ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้
1. ค้นหาโครงการพัฒนาระบบที่เห็น สมควรได้รับการพัฒนา 2. จำแนกและจัดลำดับโครงการ 3. เลือกโครงการที่เหมาะสมที่สุด	ตารางเมตริกซ์ (Matrix Table)

2.การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning)

              เมื่อพิจารณาเลือกโครงการพัฒนาระบบได้แล้ว ขั้นตอนนี้จะรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อเริ่มต้นจัดทำโครงการที่ได้รับอนุมัติโดยเริ่มจากการจัดตั้งทีมงาน เพื่อเตรียมการดำเนินงาน จากนั้นทีมงานดังกล่าวร่วมกันค้นหา สร้างแนวทาง และเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดในการนำระบบใหม่มาใช้งาน เมื่อได้ทางเลือกที่ดีและเหมาะสมที่สุดแล้ว ทีมงานจึงเริ่มวางแผนดำเนินงานโครงการ โดยศึกษาความเป็นไปได้ กำหนดระยะเวลาดำเนินกิจงานแต่ละขั้นตอนและกิจกรรม เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารพิจารณาอนุมัติให้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

สรุป การทำงานในขั้นตอนการเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning)
กิจกรรม	ตัวอย่างแผนภาพ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้
1. เริ่มต้นโครงการ 2.เสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน 3. วางแผนโครงการ	- เทคนิคการรวบรวมสารสนเทศและข้อเท็จจริง (Fact-Finding and Information Gathering) - เทคนิคการวิเคราะห์ต้นทุนและผลกำไร (Cost -Benefit Analysis - PERT Chart - Gantt Chart

3.การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

              ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของระบบเดิมเพื่อหาปัญหาที่เกิดขึ้น รวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบแล้วนำความต้องการเหล่านั้นมาศึกษาและวิเคราะห์เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว ด้วยการใช้แบบจำลองต่าง ๆ ช่วยในการวิเคราะห์

                เริ่มจากทำการศึกษาถึงขั้นตอนการดำเนินงานของระบบเดิมหรือระบบปัจจุบันว่าเป็นไปอย่างไรบ้าง ปัญหาที่เกิดขึ้นคืออะไร หลังจากนั้นจึงรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ โดยอาจจะมีการใช้เทคนิคในการเก็บรวบรวมข้อมูล เช่น การออกแบบสอบถาม การสัมภาษณ์

สรุป การทำงานในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
กิจกรรม	ตัวอย่างแผนภาพ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้
1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม 2. กำหนดความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ 3. จำลองแบบขั้นตอนการทำงาน 4. อธิบายขั้นตอนการทำงานของระบบ 5. จำลองแบบข้อมูล	- เทคนิคการรวบรวมสารสนเทศและข้อเท็จจริง (Fact-Finding and Information Gathering) - แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) - แผนภาพแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูล (E-R Diagram) - พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) - ตัวต้นแบบ (Prototyping) - ผังงานระบบ (System Flowcharts) - เครื่องมือช่วยในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ (CASE Tools)

4.การออกแบบระบบเชิงตรรกะ (Logical Design)

              เป็นขั้นตอนในการออกแบบลักษณะการทำงานของระบบ โดยการออกแบบในเชิงตรรกะนี้ยังไม่ได้มีการระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เพียงแต่กำหนดถึงลักษณะของรูปแบบรายงานที่เกิดจากการทำงานของระบบ ลักษณะของการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบ

              ขั้นตอนการออกแบบเชิงตรรกะจะสัมพันธ์และเชื่อมโยงกับขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบเป็นอย่างมาก เนื่องจากอาจจะมีการนำแผนภาพที่แสดงถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบที่ได้จาก ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบมากทำการแปลงเพื่อให้ได้ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (System Design Specification) ที่สามารถนำไปเขียนโปรแกรมได้สะดวกขึ้น เช่น การออกแบบส่วนนำเข้าข้อมูล และผลลัพธ์นั้นต้องอาศัยข้อมูลที่เป็น Data Flow ที่ปรากฏอยู่บนแผนภาพกระแสข้อมูลในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ

สรุป การทำงานในขั้นตอนการเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning)
กิจกรรม	ตัวอย่างแผนภาพ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้
1. ออกแบบฟอร์มข้อมูลและรายงาน (Form/Report) 2. ออกแบบ User Interface 3. ออกแบบฐานข้อมูลในระดับตรรกะ	- แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) - แผนภาพแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูล (E-R Diagram) - พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) - ตัวต้นแบบ (Prototyping) - เครื่องมือช่วยในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ (CASE Tools)

5.ขั้นตอนการออกแบบระบบเชิงกายภาพ (Physical Design)

              เป็นขั้นตอนที่ระบุถึงลักษณะการทำงานของระบบทางกายภาพหรือทางเทคนิค โดยระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาที่จะนำมาเขียนโปรแกรม ฐาน ข้อมูล ระบบปฏิบัติการ และระบบเครือข่ายที่เหมาะสมกับระบบ สิ่งที่ได้จากขั้นตอนการออกแบบทางกายภาพนี้จะเป็นข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (System Design Specification) เพื่อส่งมอบให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อใช้เขียนโปรแกรมตามลักษณะการทำงานของระบบที่ได้ออกแบบและกำหนดไว้

              ทั้งนี้ในการออกแบบที่นอกเหนือจากที่กล่าวมานี้ ขึ้นอยู่กับระบบขององค์กรว่าจะต้องมีการเพิ่มเติมรายละเอียดส่วนใดบ้าง แต่ควรจะมีการออกแบบระบบความปลอดภัยในการใช้ระบบด้วย โดยการกำหนดสิทธิในการใช้งานข้อมูลที่อยู่ในระบบของผู้ใช้ตามลำดับความสำคัญ เพื่อป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบอาจจะมีการตรวจสอบความถึงพอใจในรูปแบบและลักษณะการทำงานที่ออกแบบไว้ โดยอาจจะมีการสร้างตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อให้ผู้ใช้ได้ทดลองใช้งาน

สรุป การทำงานในขั้นตอนการออกแบบทางกายภาพ (Physical Design)
กิจกรรม	ตัวอย่างแผนภาพ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้
1. ออกแบบฐานข้อมูลระดับกายภาพ 2. ออกแบบ Application	- แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) - แผนภาพแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูล (E-R Diagram) - พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) - ตัวต้นแบบ (Prototyping) - เครื่องมือช่วยในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ (CASE Tools)

6.การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)

              เป็นขั้นตอนในการนำข้อมูลเฉพาะของการออกแบบมาทำการเขียนโปรแกรมเพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะ และรูปแบบต่าง ๆ ที่ได้กำหนดไว้ หลังจากเขียนโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์จะต้องทำการทดสอบโปรแกรม ตรวจสอบหาข้อผิดพลาดของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมา และสุดท้ายคือการติดตั้งระบบไม่ว่าจะเป็นระบบใหม่หรือเป็นการพัฒนาระบบเดิมที่มีอยู่แล้ว โดยทำการติดตั้งตัวโปรแกรม ติดตั้งอุปกรณ์พร้อมทั้งจัดทำคู่มือและจัดเตรียมหลักสูตรอบรมให้แก่ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้อง    พร้อมทั้งจัดทำคู่มือประกอบการใช้โปรแกรม จัดหลักสูตรฝึกอบรมผู้ใช้ระบบและคอยช่วยเหลือในระหว่างการทำงาน

สรุป การทำงานในขั้นตอนการพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)
กิจกรรม	ตัวอย่างแผนภาพ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้
1. เขียนโปรแกรม (Coding) 2. ทดสอบโปรแกรม (Testing) 3. ติดตั้งระบบ (Installation) 4. จัดทำเอกสาร (Documentation) 5. ฝึกอบรม (Training) 6. บริการให้ความช่วยเหลือหลังการ ติดตั้ง (Support)	- โปรแกรมช่วยสอน (Computer Aid Instruction : CAI) - ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อการฝึกอบรม (Computer-Based Training : CBT) - ระบบการฝึกอบรมผ่านเว็บ (Web-Based Training : WBT) - โปรแกรมแก้ไขข้อผิดพลาด (Debugging Program)

7.ขั้นตอนการซ่อมบำรุงระบบ (System Maintenance)

              เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรพัฒนาระบบ (SDLC) หลังจากระบบใหม่ได้เริ่มดำเนินการ ผู้ใช้ระบบอาจจะพบกับปัญหาที่เกิดขึ้นเนื่องจากความไม่คุ้นเคยกับระบบใหม่ และค้นพบวิธีการ แก้ไขปัญหานั้นเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้เอง ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์จะต้องคอยแก้ไขและเปลี่ยนแปลงระบบที่ทำการพัฒนาขึ้นจนกว่าจะเป็นที่พอใจของผู้ใช้ระบบมากที่สุด ปัญหาที่ผู้ใช้ระบบค้นพบระหว่างการดำเนินงานนั้นเป็นผลดีในการทำให้ระบบใหม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากผู้ใช้ระบบเป็นผู้ที่เข้าใจในการทำงานทางธุรกิจเป็นอย่างดี

สรุป การทำงานในขั้นตอนการบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)
กิจกรรม	ตัวอย่างแผนภาพ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้
1. เก็บรวบรวมคำร้องขอให้ปรับปรุงระบบ 2. วิเคราะห์ข้อมูลคำรองขอเพื่อการปรับปรุง 3. ออกแบบการทำงานที่ต้องการปรับปรุง 4. ปรับปรุงระบบ	- แบบฟอร์มแจ้งข้อผิดพลาดของระบบ

เครื่องมือสนับสนุนการพัฒนาระบบ (Computer-Aided Systems Engineering Tools : CASE Tools)

              แม้ว่าในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาระบบ จะมีการนำเทคนิค แบบจำลอง และแผนภาพ ชนิดต่าง ๆ อธิบายแทนข้อมูลจากเอกสารที่เป็นข้อความอธิบายลักษณะการทำงานของระบบ และวิธีแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นก็ตาม หากขั้นตอนในการทำงานเหล่านี้สามารถลดระยะเวลาลงได้ จะทำให้สามารถเพิ่มเวลาในขั้นตอนอื่น ที่เห็นว่าควรใส่ใจในรายละเอียดเพิ่มขึ้นได้ ส่งผลให้การพัฒนาระบบมีความถูกต้องมากขึ้นและผิดพลาดน้อยลงได้

              ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ที่ช่วยสร้างแผนภาพ รายงาน โค้ดโปรแกรม ในระหว่างการวิเคราะห์และออกแบบระบบให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ นั่นคือ Computer-Aided Systems Engineering (CASE) ซึ่งเป็นโปรแกรมประยุกต์หรือเป็นซอฟต์แวร์ชนิดหนึ่งของเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่ช่วยในการพัฒนาระบบ คอยสนับสนุนการทำงานในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนา ด้วยการเตรียมฟังก์ชั่นการทำงานต่าง ๆ ที่ทำให้การทำงานแต่ละขั้นตอนมีความรวดเร็วและมีคุณภาพมากขึ้น

              CASE จะช่วยแบ่งเบาภาระของนักวิเคราะห์ระบบได้มาก ตั้งแต่การช่วยสร้าง Context Diagram, Flowchart, E-R diagram สร้างรายงานและแบบฟอร์ม ตลอดจนการสร้างโค้ดโปรแกรม (Source Code) ให้อัตโนมัติอีกด้วย

ขอบข่ายของเครื่องมือสนับสนุนการพัฒนาระบบ (CASE Tool Framework)

              CASE ที่ใช้ในการพัฒนาระบบถูกแบ่งขอบข่ายการทำงานออกเป็น 2 ช่วง โดยการแบ่งนั้นอ้างอิงจากขั้นตอนการพัฒนาระบบในวงจร SDLC ซึ่งมีดังต่อไปนี้

ุ - Upper-CASE

เป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในขั้นตอนต้น ๆ ของการพัฒนาระบบ ได้แก่ ขั้นตอนการวางแผน

ุ - Lower-CASE

เป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในขั้นตอนสุดท้ายในการพัฒนาระบบ ได้แก่ ขั้นตอนการออกแบบ ขั้นตอนการพัฒนาและทดสอบระบบ และขั้นตอนการให้บริการหลังการติดตั้งระบบ

              จะเห็นว่า CASE ทั้งสองระดับนี้ มีการทำงานที่ซ้ำซ้อนกันอยู่ บางครั้งองค์กรอาจเลือกใช้งาน CASE Tools ทั้งสองระดับร่วมกันได้

ประโยชน์ที่ได้จากการใช้ CASE

              การเลือกใช้ CASE ช่วยในการพัฒนาระบบนั้นสามารถแบ่งเบาการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบ ช่วยให้เอกสารหรือแผนภาพต่าง ๆ ที่จัดทำขึ้น ดูเป็นระเบียบเรียบร้อยและคุณภาพ ที่สำคัญคือช่วยลดเวลาในการทำงานได้มาก นอกจากนี้แล้วยังส่งผลให้เกิดประโยชน์ต่าง ๆ ดังนี้

1มีการพัฒนาคุณภาพในการทำงาน เนื่องจาก CASE สามารถตรวจสอบความถูกต้อง สมบูรณ์ของแผนภาพและโปรแกรมได้ 2 มีการสร้างเอกสารที่ดีประหยัดเวลาในการบำรุงรักษาให้ข้อมูลนั้นเป็นปัจจุบันมากที่สุด เพียงเข้าไปทำการแก้ไขในฐานข้อมูล Repository เท่านั้น ก็สามารถสร้างเอกสารให้เป็นปัจจุบันได้ โดยไม่ต้องตามไปแก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเอง

การจัดการโครงการ

1. พื้นฐานของโครงการ

                การเริ่มต้นของโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการใช้งานในองค์กรเกิดขั้นจากหลายเหตุผลที่แตกกันไป โดยลักษณะของระบบสารสนเทศที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่เกิดขึ้นจาก การมองที่ปัญหาของระบบงานที่ทำอยู่มีปัญหาอะไร หรืออาจจะมองที่โอกาสในการปรับปรุงระบบงานเดิมหรือระบบที่ทำอยู่ปัจจุบัน ว่ามีโอกาสในการทำให้ดีขึ้นได้อย่างไรบ้าง สภาพของปัญหาของระบบงานปัจจุบัน เราสามารถทราบสภาพปัญหาได้จากการจุดที่จะหาปัญหา 3 จุด

                1.ดูจากผลการทำงาน หรือผลงานที่ออกมา รูปแบบของสภาพปัญหา เช่น ผลงานมีข้อผิดพลาด ได้ผลงานช้ากว่ากำหนด ผลงานไม่ถูกต้อง ผลงานไม่สมบูรณ์ ผลงานไม่ครบถ้วน

                2. ดูจากสภาพการทำงานของพนักงานรูปแบบของสภาพปัญหา เช่น มีการขาดงานมาก ผู้ปฏิบัติงานทำงานไม่ประสิทธิภาพ มีการลาออกจากงานที่ทำบ่อย

                3.ดูจากผู้เกี่ยวข้องกับระบบงานจากนอกองค์กรรูปแบบของสภาพปัญหา เช่น มีเสียงตำหนิในการทำงานของระบบงาน มีการแนะนำควรปรับปรุงระบบงาน ยอดขายหรือยอดการมารับบริการลดลง หรือการสูญเสียยอดขาดไป

โอกาสในการปรับปรุงระบบงานให้ดีขึ้น

                1.ทำงานให้เร็วขึ้น
                2.ยกเลิกหรือยุบขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน
                3.รวมระบบงานที่เกี่ยวข้องกันให้เป็นระบบเดียวที่ง่ายต่อการทำงาน
                4.ลดความผิดพลาดของข้อมูลนำเข้าเพื่อการประมวลผล
                5.ลดการใช้ผลลัพธ์จากการทำงานที่เกี่ยวข้องกับงานลง
                6.ปรับปรุงระบบงานให้คนทำงานพอใจกับระบบงานมากขึ้น

                7.ปรับปรุงระบบงานให้ผู้เกี่ยวกับระบบงาน เช่น ลูกค้า คู่ค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนได้ส่วนเสียให้มีพอใจกับระบบงานมากขึ้น

                ขั้นตอนแรกของวงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศ (SDLC) คือการค้นหาและเลือกสรรโครงการ ดังนั้นต้องมีการเลือกสรร โครงการที่เหมาะสมกับสภาวการณ์ปัจจุบันขององค์กรมากที่สุด ระบบสารสนสนเทศที่จะพัฒนาจะต้องทำให้องค์กรได้รับผลประโยชน์ และตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรมากที่สุด ในระหว่างการดำเนินงานขั้นตอนแรกนั้น

                จากโครงการที่ได้รับอนุมัติให้ดำเนินการได้นั้นจะนำมาทำการสำรวจข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อนำมาสร้างเป็นทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน ขั้นตอนการพัฒนาระบบ ในเรื่องการค้นหาและเลือกสรรโครงการ มีขั้นตอนดังนี้

                -การค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
                - การเลือกโครงการที่เหมาะสม
                - การเริ่มต้นโครงการ (Project Initiation)
                - การศึกษาความเป็นได้
                - การวางแผนโครงการ (Project Planning)
                - การจัดการโครงการ

การค้นหาโครงการที่ต้องการการพัฒนา

          ก่อนที่ทำการค้นหาโครงการต้องการพัฒนา มีปัจจัยอยู่ 5 ประการที่โครงการระบบสารสนเทศจะเลือกให้พัฒนาได้คือ

                1. โครงการระบบสารสนเทศได้รับความสนับสนุนจากผู้บริหาร หรือ ฝ่ายบริหาร
                2. โครงการระบบสารสนเทศอยู่ในช่วงเวลาที่เหมาะสม
                3. เป็นโครงการที่มีผลต่อความสำเร็จสูง
                4. มีทรัพยากรในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพียงพอ

                5. โครงการพัฒนาระบบสารเทศมีความคุ้มค่าต่อการลงทุนขององค์กร

             สามารถค้นหาโครงการพัฒนาระบบภายในองค์กรได้จากกลุ่มบุคคลที่อยู่ภายในองค์กร ดังนี้คือ ผู้บริหารสูงสุดขององค์กรเอง ผู้จัดการของแผนกต่าง ๆ ที่มีความสนใจในโครงการที่ต้องการพัฒนา ผู้ใช้ระบบหรือหัวหน้าแผนก ซึ่งเป็นผู้ประสงค์ที่จะพัฒนาระบบให้ดีกว่าเดิม

การเลือกโครงการที่เหมาะสม

                การเลือกโครงการ คือ กระบวนการพิจารณาโครงการทั้งระยะสั้นและระยะยาว แล้วทำการเลือกโครงการที่มีความเป็นไปได้มากที่สุดที่จะทำให้องค์กรนั้นบรรลุสู่เป้าหมายที่ได้กำหนดไว้

                เนื่องจากในการดำเนินธุรกิจนั้นมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขทางธุรกิจอยู่ตลอดเวลา และส่งผลกระทบต่อโครงการให้มีการเปลี่ยนแปลงไปด้วย ดังนั้นในการค้นหาและเลือกโครงการพัฒนาระบบนั้น ควรให้ความสำคัญและเพิ่มความระมัดระวังเป็นอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใดก็ตาม

ปัจจัยที่ใช้ในการตัดสินใจเลือกโครงการ อันได้แก่

                - ความจำเป็นขององค์กร ต่อโครงการพัฒนาระบบนั้น ๆ ว่ามีความจำเป็นมากน้อยเพียงใด
                - รายชื่อของโครงการพัฒนาระบบที่มีความเป็นไปได้
                - แหล่งทรัพยากรที่มีอยู่แล้วและสามารถใช้ประโยชน์ได้
                - เกณฑ์การประเมิน
                - ปัจจัยแวดล้อมที่เกี่ยวข้องกับองค์กรหรือเงื่อนไขทางธุรกิจ

ผลลัพธ์ที่อาจเป็นไปได้ในการตัดสินใจเลือกโครงการ

                ยอมรับโครงการ (Accept Project) หมายถึง การเริ่มต้นจัดทำโครงการและ ดำเนินการในขั้นตอนการพัฒนาระบบต่อไป

                ปฏิเสธโครงการ (Reject Project) หมายถึง ไม่มีการพิจารณาโครงการนั้นเพื่อการพัฒนาต่อไป หรืออาจเป็นการปฏิเสธในกรณีที่ให้ระงับโครงการนั้น แต่ยังต้องการให้เสนอโครงการมาโดยให้หาโครงการใหม่มาเสนออีกครั้ง

               ชะลอโครงการ (Delay Project) หมายถึง ให้ชะลอโครงการที่เสนอไว้ก่อน เนื่องจากองค์กรยังไม่พร้อมเมื่อพร้อมแล้วจะนำมาพิจารณาอีกครั้ง

               ให้ทบทวนโครงการ (Proof of Concept) โดยให้ผู้จัดทำโครงการกลับไปเรียบเรียง หรือแก้ไขหลักการและเหตุผลที่จัดทำโครงการนั้นขึ้นมา แล้วจึงนำมาเสนออีกครั้งในภายหลัง

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ(Project Initiating and Planning)

                องค์กรจะทราบได้ว่าโครงการพัฒนาระบบใดที่ผ่านการคัดเลือกเพื่อดำเนินการแล้ว โครงการที่ไม่ผ่านการคัดเลือกนั้น สามารถเก็บข้อมูลการดำเนินการต่อไปในอนาคตได้ จากโครงการที่ได้รับอนุมัติให้ดำเนินการได้นั้นจะนำมาทำการสำรวจข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อนำมาสร้างเป็นทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน และเลือกแนวทางเลือกที่ดีที่สุด ศึกษาความเป็นไปได้ของทางเลือกนั้น วางแผนการดำเนินโครงการ และการประมาณการต่าง ๆ เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารพิจารณาต้นทุน ผลตอบแทน และระยะเวลาในการดำเนินงาน ว่าควรให้มีการดำเนินโครงการในขั้นตอนต่อ

การเริ่มต้นโครงการ (Project Initiation)

              การเริ่มต้นจัดทำโครงการเป็นกิจกรรมแรกที่ต้องทำ โดยในระหว่างการเริ่มต้นหรือการ จัดทำโครงการนี้ ผู้จัดการหรือผู้บริหารโครงการจะต้องกำหนดทิศทางของโครงการ โดยขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของโครงการนั้น ในบางกรณีกิจกรรมนี้อาจจะไม่มีความจำเป็นสำหรับบริษัทเล็ก ๆ แต่หากเป็นองค์กรใหญ่ ๆ ที่มีขั้นตอนในการดำเนินการต่าง ๆ มากมายกิจกรรมนี้ย่อมมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในขั้นตอนต่อไป โดยที่กิจกรรมต่าง ๆ ในการเริ่มต้นจัดทำโครงการ มีดังนี้

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

              หลังจากที่ได้จัดตั้งทีมงานเพื่อรับผิดชอบโครงการพัฒนาระบบแล้ว ทีมงานดังกล่าวจะต้องศึกษาข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในกิจกรรมนำเสนอทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาและวิเคราะห์ถึงแนวทางเลือกที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นแนวทางเลือกประยุกต์ใช้เทคโนโลยีการสื่อสาร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เป็นต้น รวมทั้งประมาณการ
ต้นทุนของแต่ละแนวทางเลือก เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารหรือเจ้าของระบบในการนำระบบใหม่มาใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

                แนวทางที่ใช้ในการตัดสินใจเลือกนั้น นอกจากจะต้องสอดคล้องและเหมาะสมกับ สถานการณ์ปัจจุบันขององค์กรมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นสถานะทางการเงินและความพร้อมในด้านต่าง ๆ แล้ว ยังจะต้องสัมฤทธิ์ผลถึงวัตถุประสงค์ที่วางไว้ทุกประการ สำหรับวิธีการเสนอแนวทางเลือกต่าง ๆ เหล่านี้ ล้วนเป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ ที่จะต้องค้นหาและสร้างแนวทางเลือก พร้อมทั้งข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกเพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารต่อไป

การวางแผนโครงการ (Project Planning)

                หลังจากการเริ่มต้นโครงการด้วยการจัดตั้งทีมงาน วางแผนการดำเนินโครงการ และเริ่มจัดโครงการแล้วทีมงานดังกล่าวจะต้องสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานซึ่งพิจารณาจากปัจจัยหลายประการดังที่ได้กล่าวไว้แล้ว จากนั้น ทีมงานต้องเลือกแนวทางเลือกที่ดี ที่สุดเพียง 1 แนวทาง เพื่อนำมาวางแผนดำเนินโครงการต่อไป   การวางแผนโครงการเป็นกิจกรรมที่ดำเนินการต่อจากการเลือกแนวทางที่ต้องการได้แล้ว โดยในการวางแผนโครงการมีกิจกรรม ดังนี้

รายละเอียดขอบเขตของโครงการ

                เป็นการระบุถึงขอบเขตของโครงการพัฒนาระบบนั้น และสรุปรายละเอียดของโครงการ ได้แก่ ปัญหาของระบบที่จะพัฒนาข้อจำกัด และสถานะปัจจุบันของระบบ เป็นต้น

รายงานการศึกษาความเป็นไปได้และการประมาณการใช้งบประมาณ

                แสดงรายละเอียดการประมาณค่าใช้จ่ายที่จะต้องใช้ไปและรายได้ที่จะได้รับของโครงการพัฒนาระบบในเบื้องต้น รวมทั้งแสดงรายงานการศึกษาความเป็นไปได้ไม่ว่าจะเป็นด้าน เศรษฐศาสตร์ ด้านเทคนิค ด้านการปฏิบัติงาน หรือด้านระยะเวลาดำเนินงาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ องค์กรว่ามีความประสงค์จะแสดงรายงานการศึกษาความเป็นไปได้ด้านใดบ้าง

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากรและวางแผนการใช้ทรัพยากรนั้น

                แสดงรายละเอียดความต้องการใช้ทรัพยากรของแต่ละกิจกรรม และวางแผนการใช้ทรัพยากรนั้น เช่น การว่าจ้างโปรแกรมเมอร์เพิ่มเพื่อช่วยงานด้านการเขียนโปรแกรมนั้นจำเป็นหรือไม่ เมื่อเปรียบเทียบกับการใช้โปรแกรมเมอร์ขององค์กรเอง

แบ่งแยกกิจกรรมในการดำเนินการพัฒนาระบบ

                ทำการแบ่งแยกกิจกรรมทั้งหมดที่ต้องดำเนินการในโครงการพัฒนาระบบ เรียงลำดับกิจกรรมและแสดงรายละเอียดของแต่ละกิจกรรมตามความเหมาะสม แต่หากแสดงรายละเอียดมากเกินไปจะทำให้การบริหารโครงการ (Project Management) มีความซับซ้อนตามมา

จัดตารางระยะเวลาดำเนินการในเบื้องต้น

                จากกิจกรรมที่ได้แบ่งแยกและจัดเรียงไว้แล้ว ให้นำมาใช้กำหนดระยะเวลาในการดำเนินการแต่ละกิจกรรม โดยการระบุจะเริ่มที่วันเริ่มดำเนินการกิจกรรมและวันสิ้นสุดกิจกรรม ซึ่งในการแสดงระยะเวลาดำเนินการนี้อาจนำเสนอในรูปของ Gantt Chart หรือ PERT Chart (ศึกษา รายละเอียดได้จาก ภาคผนวก ก “การบริหารโครงการ”)

วางแผนการติดต่อสื่อสารกับผู้ที่เกี่ยวข้องในระหว่างการพัฒนาระบบ

             ทำการวางแผนการดำเนินการติดต่อประสานงานระหว่างทีมพัฒนาระบบ กับผู้ใช้ระบบหรือผู้ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ โดยรวมถึงการระบุถึงวันที่ที่จะเขียนรายงานเพื่อเสนอแก่ผู้บริหาร ทีมพัฒนาระบบจะประสานงานในระหว่างการทำงานอย่างไร และมีข้อมูลใดบ้างที่ผู้เกี่ยวข้องสามารถรับทราบได้

จัดทำมาตรฐานในการดำเนินงาน

                ทำการระบุผลที่ได้จากการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ โดยอาจจะกำหนดรูปแบบของผลลัพธ์และรูปแบบของรายงานที่ใช้แสดงความคืบหน้าในการดำเนินงาน เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และสามารถตรวจสอบได้ว่าควรได้รับการแก้ไขหรือไม่

ระบุและประเมินความเสี่ยง

             ระบุถึงแหล่งที่มาที่อาจทำให้เกิดความเสี่ยงในการลงทุนดำเนินการโครงการ พร้อมทั้งประเมินระดับความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นโดยความเสี่ยงนั้นอาจเกิดจากการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ การต่อต้านต่อการเปลี่ยนแปลงระบบของผู้ใช้งาน สภาพการแข่งขันทางธุรกิจ หรือแม้กระทั่งความไม่มีประสบการณ์ในเรื่องของเทคโนโลยีใหม่ ๆ หรือในเรื่องของการดำเนินงานด้านธุรกิจของทีมงานพัฒนาระบบ

จัดทำรายงานแสดงสถานะของงาน (Developing a Statement Of Work : SOW)

             เป็นการจัดทำเอกสารเพื่อผู้บริหารขององค์กรหรือลูกค้า โดยแสดงรายละเอียดของงานที่จะต้องทำทั้งหมดและผลที่จะได้รับอย่างชัดเจน เอกสารชุดนี้จะเป็นประโยชน์ในการสร้างความเข้าใจที่ตรงกันของทีมพัฒนาระบบ ลูกค้า และผู้บริหาร

จัดทำแผนงาน/โครงการ (Baseline Project Plan)

             Baseline Project Plan (BPP) เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดขอบเขตของโครงการ ต้นทุน กำไร ความเสี่ยง และความต้องการใช้ทรัพยากร โดยในชุดเอกสาร BPP นี้ประกอบไปด้วย 4 ส่วน ดังนี้

ส่วนแนะนำโครงการ แสดงขอบเขตของโครงการและแหล่งทรัพยากรที่จะต้องใช้ เป็นต้น
ส่วนรายละเอียดของระบบ แสดงรายละเอียดการทำงานของระบบอย่างคร่าว ๆ ข้อมูล นำเข้าและออกจากระบบ

ส่วนรายละเอียดการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) แสดงการศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 4 ด้าน
ส่วนรายละเอียดการบริหารโครงการ แสดงรายละเอียดของทีมงานพัฒนาระบบ แผนงาน และมาตรฐานในการทำงาน

การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ (Project Feasibility Study)

                ดังที่ได้กล่าวไว้แล้วเจ้าของระบบจะมองการพัฒนาระบบเป็นการลงทุน ดังนั้นสิ่งที่เป็นปัจจัยประกอบการตัดสินใจอนุมัติโครงการพัฒนาระบบให้สามารถดำเนินการต่อไปได้ คือ เรื่องของต้นทุนและผลกำไร หรือผลตอบแทนที่จะได้รับ ดังนั้นการเสนอโครงการที่มีการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในเรื่องของผลตอบแทน ต้นทุนและผลกำไรจึงเป็นหัวข้อหลักในการเสนอโครงการ

ความเป็นไปได้ (Feasibility)

                หมายถึง  การพิจารณาถึงความเหมาะสมและการประเมินผลประโยชน์เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่ใช้ไปในการพัฒนาระบบขององค์กรในการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการพัฒนาระบบ มีปัจจัยที่ใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการพิจารณา 4 ประการ ดังนี้

                1. ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility)
                2. ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technical Feasibility)
                3. ความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility)

ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility)

                การศึกษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “การวิเคราะห์ต้นทุนและผลตอบแทน (Cost-Benefits Analysis)” เป็นการศึกษาถึงผลตอบแทนทางการเงินและต้นทุนที่เกิดขึ้นจากโครงการพัฒนาระบบวัตถุประสงค์ที่สำคัญของการศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์คือ การจำแนกผลตอบแทน ต้นทุนที่จะใช้ในโครงการพัฒนาระบบ ในการวิเคราะห์ต้นทุนและผลตอบแทนจะใช้ฟังก์ชั่นทางการเงินเพื่อคำนวณหาต้นทุนและกำไร ตลอดจนผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับ โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้

                - การพิจารณาผลตอบแทนที่จะได้รับจากโครงการ
                - พิจารณาต้นทุนของโครงการ
                - คำนวณผลตอบแทนสุทธิที่จะได้รับจากโครงการ

การพิจารณาผลตอบแทนที่จะได้รับจากโครงการ

                ผลตอบแทนของโครงการเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารให้ความสนใจเทียบเท่ากับต้นทุนที่ต้องใช้ การที่โครงการพัฒนาระบบจะสามารถเพิ่มผลประโยชน์ที่อยู่ในรูปของกำไรให้กับองค์กรได้ นั่นหมายถึงใช้ต้นทุนน้อยนั่นเอง ซึ่งการพิจารณาถึงผลตอบแทนของโครงการสามารถจำแนกลักษณะได้
2 ประเภทดังนี้

                ผลตอบแทนที่จับต้องได้ (Tangible Benefits) หมายถึง ผลตอบแทนที่สามารถประเมินค่าเป็นตัวเงินได้ เช่น กำไรการลดต้นทุนต่อหน่วย การลดผิดพลาดของการนำเข้าข้อมูล การเพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูลที่นำเข้า การเพิ่มยอดขาย เป็นต้น

                ตัวอย่างเช่น การลดต้นทุนทางด้านการติดต่อสื่อสาร จากเดิมที่เคยใช้โทรศัพท์เพื่อการแจ้งข่าวสารบางประการแก่ลูกค้า หากหันมาใช้การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตแทน ในกรณีที่บริษัทนั้นมีการเชื่อมต่อเครือข่ายอินเตอร์เน็ตอยู่แล้ว จะทำให้ประหยัดต้นทุนในการดำเนินงาน เมื่อต้นทุนลดจะหมายถึงผลกำไรเพิ่มขึ้นนั่นเอง

                ผลตอบแทนที่จับต้องไม่ได้(Intangible Benefits) หรือผลตอบแทนที่ไม่ใช่ตัวเงิน หมายถึง ผลตอบแทนไม่สามารถวัดค่าเป็นตัวเงินได้ หรือยากแก่การประเมินค่า เช่น การเพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร การสร้างขวัญและกำลังใจแก่พนักงาน การคืนผลประโยชน์สู่สังคม และการเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นต้น แสดงตัวอย่างผลตอบแทนที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้ ดังตารางต่อไปนี้

ผลตอบแทนที่จับต้องได้ (Tangible Benefits)	ผลตอบแทนที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Benefits)
1. ความผิดพลาดในการประมวลผลลดน้อยลง 2. การเพิ่มความเร็วในการประมวลผล 3. ลดขั้นตอนในการทำงาน 4. ลดค่าใช้จ่าย 5. เพิ่มยอดขาย 6. ลดจำนวนลูกหนี้	1. ภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นขององค์กร 2. ความเต็มใจในการทำงานของลูกจ้าง 3. การบริการขององค์กรที่มีต่อสังคม 4. การตัดสินใจที่ดีขึ้น 5. การมีเครดิตดีขึ้น

การพิจารณาต้นทุนของโครงการ

                ต้นทุนสามารถแบ่งได้ 2 ลักษณะ คือ ต้นทุนที่จับต้องได้ (Tangible Costs) และต้นทุนที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Costs)

                ต้นทุนที่จับต้องได้ (Tangible Costs) คือ ต้นทุนในส่วนของการพัฒนาระบบที่ไม่สามารถประเมินค่าเป็นตัวเงินได้ เช่น ต้นทุนในการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ เงินเดือน และต้นทุนที่ใช้ในการดำเนินงานเมื่อทำการติดตั้งระบบ (ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานและค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงระบบ)

                ต้นทุนที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Costs) คือ ต้นทุนในส่วนของการพัฒนาระบบที่ไม่สามารถประเมินค่าเป็นตัวเงินได้ ได้แก่ ความไม่เต็มใจในการทำงานของพนักงาน และการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพจากลักษณะของต้นทุนที่เป็นต้นทุนที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้ นักวิเคราะห์ระบบยังสามารถจำแนกต้นทุนในส่วนของการพัฒนาระบบออกได้อีก 2 ประเภท คือ ต้นทุนที่เกิดขึ้นครั้งเดียว (One-time Costs) และต้นทุนที่เกิดขึ้นซ้ำอีก (Recurring Costs)

                ต้นทุนที่เกิดขึ้นครั้งเดียว (One-time Costs) คือ ต้นทุนที่เกิดขึ้นในการเริ่มต้นโครงการ และเกิดขึ้นเมื่อมีการเริ่มใช้งานระบบ เช่น ค่าใช้จ่ายในการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ ค่าใช้จ่ายในการซื้อซอฟต์แวร์ ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม

                ต้นทุนที่เกิดขึ้นซ้ำอีก (Recurring Costs) คือ ต้นทุนที่เกิดในระหว่างดำเนินงานของระบบใหม่ เช่น ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาโปรแกรม การซื้อสื่อเก็บข้อมูลเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการติดต่อสื่อสาร ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน

             นอกจาก One-time Costs และ Recurring Costs แล้ว ในส่วนของการพัฒนาระบบ ต้นทุนยังสามารถจำแนกได้อีก 2 ประเภท คือ ต้นทุนคงที่ (Fixed Costs) และต้นทุนผันแปร (Variable Costs)

                ต้นทุนคงที่ (Fixed Costs) คือ ต้นทุนที่ไม่เปลี่ยนแปลงไปตามการใช้งานหรือการผลิตอื่นๆ เช่น ค่าบำรุงไฟฟ้า น้ำประปา เงินเดือนพนักงาน

                ต้นทุนผันแปร (Variable Costs) คือ ต้นทุนที่แปรผันไปตามการใช้งานหรือการผลิตอื่น ๆ เช่น ค่าใช้โทรศัพท์ที่ไม่รวมค่าบริการรายเดือนที่ต้องจ่ายเท่ากันในทุก ๆ เดือน

คำนวณผลตอบแทนสุทธิที่จะได้รับจากโครงการ

             เมื่อพิจารณาต้นทุนและผลตอบแทนที่จะเกิดขึ้นจากโครงการพัฒนาระบบแล้ว จะต้องนำต้นทุนและผลตอบแทนที่พิจารณาแล้วมาเปรียบเทียบกันเพื่อหาผลตอบแทนสุทธิที่จะได้รับจากโครงการพัฒนาระบบที่จัดว่าเป็นการลงทุน ดังนั้นจึงต้องหาผลตอบแทนสุทธิ เพื่อนำไปเปรียบเทียบกับผลตอบแทนสุทธิที่ได้จากโครงการลงทุนอื่น ๆ ขององค์กร ซึ่งในที่นี้จะยกตัวอย่าง
เทคนิคการเปรียบเทียบที่นิยมใช้กันส่วนใหญ่ 3 เทคนิค ได้แก่

                - มูลค่าเงินปัจจุบันสุทธิ (Net Present Value : NPV)
                - อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน (Return of Investment : ROI)
                - การวิเคราะห์หาจุดคุ้มทุน (Break-Even Point Analysis

2.ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility)

             การศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิคมีวัตถุประสงค์ เพื่อทำให้เข้าใจถึงความสามารถในการพัฒนาระบบใหม่ขององค์กร และเป็นการประเมินเทคนิคของระบบใหม่ที่ใช้ในการแก้ปัญหา โดยอาจจะอาศัยคำถามเพื่อเป็นแนวทางในการประเมิน ดังนี้

                1. เทคโนโลยีที่จะนำมาใช้นั้นสามารถรองรับปริมาณลูกค้าที่อาจเพิ่มจำนวนมากขึ้น และสามารถปรับเข้ากับปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้หรือไม่

                2. เทคโนโลยีที่มีอยู่เดิมนั้นสามารถปรับใช้กับระบบใหม่ได้หรือไม่ ถ้าไม่ได้ องค์กรสามารถซื้อมาได้โดยมีค่าใช้จ่ายที่ผู้บริหารพึงพอใจหรือไม่

                3. บุคลากรขององค์กรมีความเชี่ยวชาญกับเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้มากพอหรือไม่

             นอกจากประเมินความสามารถขององค์กรในการพัฒนาระบบ ของโครงการพัฒนาระบบที่ คัดเลือกมาว่ามีความสามารถเพียงพอหรือไม่แล้ว ยังจะต้องทำการประเมินระดับความเสี่ยงของโครงการ เนื่องจากผู้บริหารย่อมมีความคาดหวังผลตอบแทนที่ได้จากโครงการมากกว่าความเสี่ยงในด้านต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น ดังนั้นจึงควรมีการประเมินความเสี่ยงของโครงการเพื่อป้องกันผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่อาจเกิดขึ้น อันเนื่องจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้งานกับระบบใหม่ โดยผลลัพธ์ที่อาจเป็นไปได้หากไม่มีการประเมินความเสี่ยงของโครงการ มีดังนี้

                1. ทำให้การคาดหวังที่จะได้รับผลตอบแทนนั้นล้มเหลว
                2. ทำให้การประมาณการต้นทุนผิดพลาด
                3. ทำให้การประมาณการระยะเวลาในการดำเนินโครงการผิดพลาด
                4. ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของระบบไม่เป็นไปตามที่คาดไว้
                5. ทำให้ไม่สามารถติดตั้งระบบใหม่เข้ากับระบบคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่แล้วได้

                นักวิเคราะห์ระบบหรือผู้บริหารควรมีการป้องกันการเกิดความเสี่ยงในด้านต่าง ๆ ดังที่กล่าวไว้แล้ว โดยอาจจะมีการแต่งตั้งทีมงานเพื่อคอยควบคุมไม่ให้เกิดผลลัพธ์ดังกล่าวได้ อาจจะใช้เทคนิคในการประเมินปัจจัยที่จะทำให้เกิดความเสี่ยงได้ทั้งหมด 4 ประการ ได้แก่

                1. ขนาดของโครงการ โครงการที่มีขนาดใหญ่จะมีความเสี่ยงมากกว่าโครงการที่มีขนาดเล็ก เนื่องจากโครงการที่ มีขนาดใหญ่จะยากต่อการบริหารโครงการ

                2โครงสร้างของโครงการ โครงการที่มีการดำเนินงานอย่างมีโครงสร้างและมีความต้องการ (Requirement) ที่ไม่ซับซ้อน ย่อมมีความเสี่ยงน้อยกว่า โครงการที่มีความต้องการ (Requirement) ที่มีความซับซ้อน

                3. เทคโนโลยีที่นำมาใช้ในโครงการ โครงการที่นำเทคโนโลยีที่มีมาตรฐานมาใช้ย่อมมีความเสี่ยงต่อความเข้าใจของกลุ่มผู้ใช้งานน้อยกว่าโครงการที่นำเทคโนโลยีที่ไม่มีมาตรฐานเพียงพอ หรือล้ำยุคเกินไป

                4. ความคุ้นเคยของผู้ใช้งานกับการพัฒนาระบบสารสนเทศ ผู้ใช้งานที่มีความคุ้นเคยกับระบบสารสนเทศ จะมี5ความเข้าใจในขั้นตอนการทำงานได้ดีกว่าผู้ใช้งานที่ไม่มีความคุ้นเคย

ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility)

             เป็นการประเมินถึงระบบใหม่เมื่อมีการใช้งาน ว่าจะสามารถแก้ไขปัญหาของระบบเดิมได้มากน้อยเพียงใด รวมถึงความรู้สึกของผู้ใช้ระบบที่มีต่อการทำงานของระบบใหม่ด้วย
การจะประเมินว่าระบบใหม่นั้นจะสามารถแก้ไขปัญหาของระบบเดิมได้มากน้อยเพียงใด มีหลักเกณฑ์ในการพิจารณาดังนี้

                1. ประสิทธิภาพ (Performance) ระบบใหม่นั้นมีความเร็วในการทำงานมากน้อยเพียงใด

                2. สารสนเทศ (Information) สารสนเทศที่จะได้จากระบบใหม่นั้น มีความถูกต้อง ตรงประเด็น และสามารถใช้ร่วมกันได้หรือไม่

                3. เศรษฐศาสตร์ (Economy) ระบบใหม่นั้นสามารถช่วยลดต้นทุนหรือเพิ่มกำไรให้กับองค์กรได้อย่างไร

                4. การควบคุม (Control) มีความสามารถในการควบคุมระบบเพื่อป้องกันการโกงและการ ยักยอก และมีความถูกต้องปลอดภัย ของข้อมูลมากน้อยเพียงใด

                5. ประสิทธิผล (Efficiency) ระบบใหม่จะต้องมีการใช้แหล่งทรัพยากรมากที่สุดเพียงใด เช่น ทรัพยากรบุคคล เวลา ข้อมูล เป็นต้น

                6. การบริการ (Services) ระบบใหม่มีการเตรียมการบริการเมื่อเกิดปัญหาแก่ผู้ใช้งาน และมีความยืดหยุ่นหรือไม่

การประเมินการใช้งานระบบ (Usability) อาจมีหลักเกณฑ์ดังนี้

                1.ง่ายต่อการเรียนรู้หรือไม่
                2. ง่ายต่อการใช้งานหรือไม่
                3. ผู้ใช้งานพึงพอใจหรือไม่

การบริหารโครงการ (Project Management)

                การพัฒนาระบบจัดว่าเป็นการลงทุนโครงการหนึ่งจากหลายโครงการขององค์กร สิ่งที่องค์กรต้องการจากการลงทุนคือผลกำไรหรือผลประโยชน์สูงสุด กล่าวคือ ระบบได้รับการพัฒนา
แล้วจะต้องสามารถแก้ไขปัญหาและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างตรงจุด

การพัฒนาระบบ (SDLC) เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบ ซึ่งจะต้องอาศัยการบริหารโครงการพัฒนาระบบที่มีประสิทธิภาพ

                โครงการ (Project) หมายถึง การดำเนินกิจกรรมตามแผนงานที่ได้จัดทำขึ้น โดยแต่ละกิจกรรมจะมีวันเริ่มต้นและสิ้นสุด เพื่อบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ภายใต้ระยะเวลา แหล่งทรัพยากร และงบประมาณที่กำหนดไว้

                การบริหารโครงการ (Project Management) หมายถึง กระบวนการในการกำหนด วางแผน ชี้แนะ ติดตาม และควบคุมโครงการพัฒนาระบบให้สามารถดำเนินการได้ตามระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ได้

           ผู้บริหารโครงการ (Project Manager) คอยดูแล ให้คำแนะนำ ควบคุม และติดตามผลการดำเนินงานของโครงการ ให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนดขึ้นเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบร่วมกัน

กำหนดขอบเขตของโครงการ

           ผู้บริหารโครงการจะต้องสามารถกำหนดขอบเขตและข้อจำกัดของโครงการพัฒนาระบบที่รับผิดชอบ ซึ่งผู้บริหารโครงการจะต้องทราบรายละเอียดเบื้องต้นเกี่ยวกับโครงการ (Project Definition) ที่ตนจะต้องรับผิดชอบโดยสังเขป ซึ่งมี ดังต่อไปนี้

วางแผนและจัดตั้งทีมงาน

                ผู้บริหารโครงการจะต้องมีความเข้าใจในความต้องการของระบบใหม่ที่จะพัฒนาเป็นอย่างดี เนื่องจากผู้บริหารโครงการจะต้องวางแผนงานในการพัฒนาระบบจากขั้นตอนต่าง ๆ ของ Methodology ที่เลือกใช้ในการพัฒนาระบบ ให้บรรลุถึงเป้าหมายและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างตรงจุด

จัดตารางการดำเนินงาน

            โดยผู้บริหารสามารถใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการจัดทำตารางการดำเนินงานได้ เช่น Microsoft Project Management เป็นต้น

กำกับและควบคุมโครงการ

            เมื่อเริ่มดำเนินโครงการ ผู้บริหารจะต้องคอยดูแลและกำกับกิจกรรมการ ดำเนินงาน หน้าที่รับผิดชอบ และการติดตามผลความคืบหน้าของการดำเนินงานให้กับทีมงานทุกคนได้รับทราบอย่างชัดเจน เพื่อนำผลการดำเนินงานนั้นนำเสนอรายงานต่อผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าของโครงการในลำดับต่อไป

ทักษะของผู้บริหารโครงการ

                เนื่องจากหน้าที่รับผิดชอบของผู้บริหารโครงการนั้นมีมากมาย ทั้งยังต้องเผชิญกับปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินงาน ดังนั้นผู้บริหารโครงการจะต้องมีทักษะ ดัง ต่อไปนี้ ความเป็นผู้นำ (Leadership) การจัดการ (Management) แก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น บริหารทีมงาน การบริหารงานเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงหรือในสภาวะที่มีความเสี่ยง

การสุ่มตัวอย่างการเลือกใช้

                การสุ่มตัวอย่าง (Sampling)นิยาม การสุ่มตัวอย่าง คือ กระบวนการในการเลือกตัวแทนของข้อมูลที่เป็นสมาชิกของประชากรอย่างมีระบบการสุ่มตัวอย่างนี้ใช้เป็นแนวทางเก็บรวมข้อมูลที่สำคัญ เพราะเป็นพื้นฐานของการเก็บรวบรวมเพื่อการวิเคราะห์ระบบของวิธีการอื่น ๆ เช่น นักวิเคราะห์ระบบต้องการ เลือกตัวอย่างของข้อมูล ต่าง ๆ จากประชากรข้อมูล เลือกกลุ่มตัวอย่างบุคคล จากประชากร บุคลากรของ องค์กร เพื่อสัมภาษณ์ การใช้แบบสอบถาม การสังเกตการณ์ ทำให้แน่ใจได้ว่า ข้อมูลที่เป็นตัวอย่างนั้นจะมีประโยชน์ สามารถเป็นตัวแทนของประชากรข้อมูลทั้งระบบได้
ความจำเป็นในการสุ่มตัวอย่าง

                - ประหยัดต้นทุนในการเก็บรวมรวมข้อมูล
                - ช่วยให้การเก็บรวบรวมข้อมูลเร็วขึ้น
                - เพิ่มประสิทธิภาพในการเก็บรวบรวมข้อมูล
                - ลดข้อผิดพลาดหรือลดความครุมเครือ

การออกแบบการสุ่มตัวอย่าง (Sampling Design)

ขั้นตอนที่ใช้ในการออกแบบเพื่อให้ได้ตัวอย่างที่ดี คือ
                1. เลือกคุณลักษณะของข้อมูลที่จะเป็นตัวอย่าง
                2. กำหนดกลุ่มประชากรที่จะสุ่มตัวอย่าง
                3. เลือกวิธีการสุ่มตัวอย่าง
                4. กำหนดขนาดของตัวอย่าง

การเลือกคุณลักษณะของข้อมูลที่จะเป็นตัวอย่าง

                นักวิเคราะห์ต้องกำหนดตัวแปร คุณสมบัติ และความสัมพันธ์ของข้อมูลที่จะเก็บ รวมทั้งวัตถุประสงค์ในการเก็บ รวมถึงวิธีที่ใช้ในการเก็บ เช่น สืบค้นจากเอกสารต่าง ๆ สัมภาษณ์ การใช้แบบสอบถาม การสังเกตการณ์ ต้องบอกวัตถุประสงค์ที่จัดเจน ในการเก็บรวบรวมข้อมูลในแต่ละครั้ง เพื่อจะได้ประโยชน์ตรงตามความต้องการ เพื่อรวบรวมข้อมูลในการวิเคราะห์ต่อไป

การกำหนดกลุ่มประชากรที่จะสุ่มตัวอย่าง

             ในขั้นตอนต่อไป นักวิเคราะห์จะต้องกำหนดกลุ่มประชากร โดยในกลุ่มประชากรมี กลุ่มตัวอย่าง เพื่อตัวแทนข้อมูล เพื่อการวิเคราะห์ได้ โดยเฉพาะถ้าเป็นข้อมูลเชิงคุณภาพ ต้องสุ่มตัวอย่างในขนาดที่เพียงพอจากประชากรข้อมูล เช่น การกำหนดบุคคลที่จะสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ต้องตัดสินใจว่าจะสัมภาษณ์ใครบ้าง จากประชากรพนักงานในองค์กรการเลือกวิธีการสุ่มตัวอย่าง นักวิเคราะห์มีตัวอย่างให้เลือก 4 ประเภท คือ

1. การสุ่มตัวอย่างที่คำนึงถึงความสะดวกเป็นหลัก (Convenience samples)

             เป็นการสุ่มตัวอย่างที่ไม่ต้องคำนึงถึงสัดส่วนของโอกาส เช่น นักวิเคราะห์มีจดหมายหรือติดประกาศให้ผู้ที่ สนใจในหัวข้อทำอย่างไรจึงจะเพิ่มยอดขายเข้าฟัง และถามความคิดเห็นจากผู้เข้าฟังเท่านั้น

2. การสุ่มตัวอย่างที่มีการเลือกกลุ่มเป้าหมาย (Purposive samples)

             เป็นการสุ่มตัวอย่างที่เลือกกลุ่มเป้าหมายให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ เช่น เลือกเฉพาะผู้ที่มี
ความรู้พื้นฐานและสนใจระบบสารสนใจในระบบสารสนเทศ ซึ่งกลุ่มตัวอย่างนี้จะอาศัยเงื่อนไขที่
นักวิเคราะห์กำหนด หรือขึ้นอยู่กับการวินิจฉัยของนักวิเคราะห์ นับว่ายังเป็นการสุ่มที่มีสัดส่วนของโอกาสไม่เท่ากัน

3. การสุ่มตัวอย่างด้วยวิธีที่ง่าย (Simple random samples)

                การสุ่มตัวอย่างโดยวิธีนี้ต้องมีรายการหรือรายชื่อของประชากรทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่า ตัวอย่างมีโอกาสถูกเลือกเท่ากัน

4. การสุ่มตัวอย่างด้วยวิธีที่ซับซ้อน (Complex random samples)

                การสุ่มตัวอย่างแบบนี้ต้องมีการกำหนดเป้าหมายของกลุ่มตัวอย่าง โดยอาจเลือกได้ 3 วิธีคือ

                การสุ่มแบบสมมาตร (Systematic sampling) เช่น เลือกสัมภาษณ์ทุกรายการที่ Kth อาทิ เลือกคนที่ 2 คนที่ 4 คนที่ 6 เป็นลำดับขั้นไปจากรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่มี ซึ่งอาจมีความเอนเอียงได้ถ้ารายชื่อนั้นถูกเรียงลำดับมาก่อน

                การสุ่มตามความเหมาะสม (Stratified sampling) เมื่อนักวิเคราะห์ต้องการที่จะใช้วิธีการเก็บข้อมูลแตกต่างไปในกลุ่มตัวอย่างที่ต่างกัน เช่น ใช้แบบสอบถามกับกลุ่มตัวอย่างที่มีตำแหน่งระดับปฏิบัติการ แต่ใช้การสัมภาษณ์กับตำแหน่งระดับบริหาร

                การสุ่มตามกลุ่ม (Cluster sampling) เลือกกลุ่มตัวอย่างที่มีสมมติฐานเดียวกัน เช่น เก็บข้อมูลมาจากคลังสินค้าที่มีการทำงานในลักษณะเดียวกัน 2 – 3 แห่ง จากประชากร 20 แห่ง

การกำหนดขนาดตัวอย่าง (Deciding on the sample size)

                การกำหนดขนาดตัวอย่างขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการเช่น ค่าใช้จ่ายและเวลาที่ใช้ในการสุ่มตัวอย่าง หรือคุณลักษณะของข้อมูล

การกำหนดขนาดตัวอย่างเมื่อสุ่มข้อมูลตามคุณลักษณะ (Sampling data on attributes)

                การสุ่มตัวอย่างตามคุณลักษณะของข้อมูล เช่น ข้อมูลเป็นสัดส่วนของคนในองค์กรที่แนวความคิดเดียวกัน หรือเปอร์เซนต์ของแบบฟอร์มในการป้อนข้อมูลที่มีความผิดพลาด โดยแบ่งขั้นตอนในการกำหนดขนาดตัวอย่าง 7 ขั้นตอนดังนี้

                1. กำหนดคุณลักษณะของข้อมูลที่จะทำการสุ่ม
                2. สืบค้นข้อมูลข้างต้นจากฐานข้อมูลหรือรายงาน
                3. ตรวจสอบคุณลักษณะ ซึ่งจะได้สัดส่วนของคุณลักษณะจากฐานข้อมูลทั้งหมด เป็นค่าสัดส่วน p (proportion)
                4. กำหนดช่วงการยอมรับความผิดพลาดเป็นตัวแปร i (The acceptable Interval)
                5. เลือกระดับความน่าเชื่อถือ (the confidence level) เช่น 99 % หรือ 95 % แล้วหาสัมประสิทธิ์ความน่าเชื่อถือ จากตาราง Z value
                6. คำนวณหาค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน จากสูตร ?p = i / z
                7. สามารถกำหนดขนาดของตัวอย่างที่จะสุ่มได้จากสูตร N = (p(1 - p) / ?p2) + 1

การกำหนดตัวอย่างเมื่อสุ่มข้อมูลเชิงคุณภาพ (Sampling qualitative data)

                การหาข้อมูลเชิงคุณภาพที่ถูกต้องไม่ได้มาจากการค้นหาจากเอกสาร แฟ้มข้อมูลเสมอไป
แต่อาจได้จากการสัมภาษณ์คนในองค์กร หลักมีอยู่ว่าควรสัมภาษณ์อย่างน้อย 1 คนในทุกระดับ

แหล่งข้อมูลที่ต้องสืบค้น
                - ข้อมูล ข้อเท็จจริงที่เกิดในการทำงาน
                - เอกสารเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร
                - เอกสารที่เกิดในการทำงาน
                - เอกสารที่เกี่ยวข้องทางการเงิน

                นักวิเคราะห์ต้องทำการ ค้นหาข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ เกี่ยวข้อมูล ข้อเท็จจริง ต่าง ๆ เช่น ข้อมูลรายงานทางการเงิน ใบเสร็จ เอกสารทางการค้า รายละเอียดโครงสร้างองค์กร ประเภทของเอกสารเหล่านี้ ต้องถูกเลือกจากตัวอย่าง ของประชาการข้อมูล เพื่อให้ได้เอกสารเหล่านี้ เพื่อเป็นตัวแทนข้อมูลในการวิเคราะห์ระบบ

ชนิดของข้อมูลดิบ ที่เกิดในองค์กร

                ข้อมูลดิบคือ ข้อมูลที่เกิดขึ้นองค์กรเกี่ยวกับการทำงาน ขององค์กร นักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าชนิดของข้อมูลดิบที่เกิดขึ้น นักวิเคราะห์จึงต้องศึกษาข้อมูลทั้งปริมาณและคุณภาพ

การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงปริมาณ

                ข้อมูล เชิงปริมาณ เป็นข้อมูลที่จัดเก็บเอกสาร ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เกิดขึ้นจากการทำงานในขั้นตอนไหน ของการทำงาน เช่น ฟอร์มต่างๆ หรือ รายงานผลการทำงานต่าง ๆ รวมถึงรายงานที่ใช้ในการตัดสินใจ รายงานแสดงประสิทธิภาพการทำงาน เป็นเอกสารที่ไม่ซับซ้อน แต่ให้ผลตอบสนองที่เร็วมาก

รายงานที่ใช้ในการตัดสินใจ

                เช่น รายงานสรุปปริมาณสต็อกสินค้า รายงานการขายรายเดือน

รายงานแสดงประสิทธิภาพการทำงาน

                ซึ่งส่วนมากเปรียบเทียบประสิทธิภาพการทำงาน เช่น รายงานประสิทธิภาพการทำงานของคนงาน ที่เป็นจริงกับที่คาดหมายไว้

ข้อมูลในลักษณะเรคคอร์ด

                โดยส่วนมากเป็นข้อมูลที่บันทึกเป็นรายการประจำวัน เช่น บัตรรายการสินค้า หรือ การ์ดลูกหนี้

ข้อมูลที่ได้จากแบบฟอร์ม

                ข้อมูลจากแบบฟอร์มที่ใช้ในการทำงานทั้งแบบฟอร์มเปล่าและที่มีข้อมูล ทั้งที่เป็นและไม่เป็นทางการ โดยมีข้อควรพิจารณาคือ เก็บตัวอย่างของแบบฟอร์มที่ใช้ทั้งหมด บันทึกชนิดของแบบฟอร์มว่าเป็นฟอร์มที่พิมพ์เอง เขียนด้วยลายมือ หรือเป็นผลลัพธ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ มีกี่สำเนา แล้วดูว่าการใช้แบบฟอร์มนั้นเป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือไม่

แม้ว่าขั้นตอนเหล่านี้อาศัยเวลามาก แต่จะเป็นประโยชน์อย่างมาก นอกจากนี้ยังมีข้อควรคำนึงอีก คือ

                1.ดูว่าแบบฟอร์มนั้นมีการบันทึกข้อมูลทุกส่วนหรือไม่ หาเหตุผลที่เว้นบางส่วนไว้ ไม่ถูกบันทึก

                2. มีแบบฟอร์มใดที่ไม่เคยถูกใช้เลย พร้อมเหตุผล

                3. ทุกสำเนาของแบบฟอร์มถูกส่งไปหาแผนกที่เกี่ยวข้องหรือไม่

                4. มีแบบฟอร์มใดที่ใช้ไม่เป็นทางการ

การวิเคราะห์เอกสารเชิงคุณภาพ

                เอกสารเชิงคุณภาพ โดยส่วนใหญ่อาจจะไม่มีรูปแบบตามปกติ การวิเคราะห์เอกสารเหล่านี้ทำให้เข้าใจขบวนการทำงานหรือการจัดการของสมาชิกในองค์กร เช่น บันทึกช่วยจำ ประกาศตามบอร์ด คู่มือการปฏิบัติงาน และคู่มือนโยบายและแผน มีข้อเสนอแนะที่ช่วยนักวิเคราะห์ทำงานได้อย่างเป็นระบบคือ

การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงปริมาณ

                1.ตรวจสอบเอกสารที่อาจเป็นกุญแจสำคัญ สโลแกน ขององค์กร เพราะภาษานำไปสู่การประพฤติและปฏิบัติ และสโลแกน หรือคำเปรียบเทียบเหล่านั้นเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งมีสโลแกนว่า “พนักงานทุกคนเปรียบเสมือนฟันเฟืองในวงล้อ” หรือ “เราเป็นเสมือนครอบครัวใหญ่” ทำให้ทราบปฏิภาณของบริษัท

                2. มองหาเอกสารที่ปลุกกำลังใจของพนักงานในธุรกิจนั้น เนื่องจากทำให้บริษัทนั้นมีเอกลักษณ์และความสามารถเหนือคู่แข่ง

                3.บันทึกรายการที่เป็นคุณลักษณะที่ดี และด้อยของเอกสาร จะทำให้ทราบว่าสิ่งใดที่พนักงานส่วนใหญ่เห็นว่าดี และด้อย

                4.สังเกตความรู้สึกและอารมณ์ของพนักงานในองค์กร (ถ้าปรากฏ)

การศึกษาข้อมูลจากช่วงเวลาในการเก็บเอกสาร

                เอกสารโดยส่วนใหญ่ทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ ที่นักวิเคราะห์ต้องการจะเป็นเอกสารที่ใช้อยู่ปัจจุบัน ซึ่งอาจจะเก็บโดยมีการจัดเรียง เอกสารบางชนิดต้องจัดเก็บเป็นเวลานาน หรืออาจเก็บเพื่อนำมาศึกษาเปรียบเทียบในภายหลัง เช่น ข้อมูลงบประมาณ ยอดขาย เป็นต้น การศึกษาข้อมูลประเภทนี้มีข้อดีคือ เสียค่าใช้จ่ายน้อยในการรวบรวม และไม่มีการตกแต่งข้อมูลมาก่อนเนื่องจากผู้บันทึกข้อมูลไม่ได้คิดล่วงหน้าว่าจะมีการนำจข้อมูมาศึกษาวิเคราะห์ในภายหลัง แต่มีข้อเสียหลายประการคือ นักวิเคราะห์อาจไม่เข้าใจในความหมาย หรือวัตถุประสงค์ในข้อมูลบางส่วน ประการที่สอง ข้อมูลที่ถูกเก็บอาจไม่ใช่ข้อมูลที่สำคัญ ที่สุด ประการที่สาม ข้อมูลเหล่านั้นอาจมีความเอนเอียงสูง เนื่องจากมีการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์บางประการของคนบางกลุ่ม

ดังนั้นจึงมีข้อเสนอแนะสำหรับนักวิเคราะห์ในการเลือกข้อมูลดังกล่าว ดังนี้คือ

                1. ควรแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มย่อย ๆ และมีการตรวจสอบแบบไขว้ (cross checks) เพื่อลดความ ผิดพลาด

                2. เปรียบเทียบรายการที่ได้รับบนปรากฎการณ์เดียวกันกับนักวิเคราะห์ท่านอื่น หรือจากส่วนอื่นในองค์กร

                3. อาจใช้เทคนิคการสัมภาษณ์ สังเกตการ ช่วยตรวจสอบอีกทางหนึ่ง

การวางแผนการสัมภาษณ์

                มี 5 ขั้นตอน ในการเตรียมการสัมภาษณ์ ซึ่งเริ่มตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลพื้นฐานไปจนถึงการเลือกผู้ที่จะสัมภาษณ์ดังนี้

ศึกษาอ่านและเข้าใจพื้นฐานของข้อมูลของผู้ถูกสัมภาษณ์และลักษณะขององค์กร

                โดยศึกษาพื้นฐานของผู้ที่เราจะไปสัมภาษณ์ ว่าเป็นใคร ทำหน้าที่อะไ ร นิสัยใจเป็นคนแบบใด หรือ ข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับตัวผู้ถูกสัมภาษณ์อย่างละเอียดจะได้เป็น ความรู้เบื้องเพื่อการพูดคุย และ การสัมภาษณ์ นอกจาตัวบุคคลแล้ว ควรศึกษาความรู้เกี่ยวหน่วยงาน หรือ องค์กรที่เราจะไปสัมภาษณ์ด้วยอาจดูจาก จากรายงานประจำปี จดหมายข่าว และข่าวสารที่กล่าวถึงองค์กรนั้น ทำให้สามารถลดเวลาในการป้อนคำถามที่เกี่ยวกับลักษณะงานโดยทั่วไปขององค์กรนั้น ขณะที่อ่านเอกสาร จะช่วยให้สัมภาษณ์สมบูรณ์ขึ้น

การตั้งเป้าหมายในการสัมภาษณ์

                ควรกำหนเป้าหมายของสัมภาษณ์ ในแต่ครั้งให้ชัดเจน ว่าต้องทราบข้อมูลเกี่ยวการวิเคราะห์เรื่อง หรือ ด้าน ไหน เพราะจะทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการสัมภาษณ์ ในแต่ละครั้งที่ออกไปสัมภาษณ์การตัดสินใจว่าจะสัมภาษณ์ใครดี

                ผู้สัมภาษณ์ ควรบอกได้ใครเป็น รู้เรื่องระบบงาน ที่เกี่ยวข้อง กับงานการวิเคราะห์มากที่สุด
ก็ควรระบุบุคคลนั้น ๆ ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ ก่อนไปสัมภาษณ์

เตรียมการสัมภาษณ์

                โดยนัดกับผู้ถูกสัมภาษณ์ล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีเวลาเตรียมหัวข้อและรายละเอียดในการให้สัมภาษณ์ ในการสัมภาษณ์แต่ละครั้งควรเตรียมให้อยู่ในช่วง 45 นาทีถึง 1 ชม. เพื่อจะได้ไม่รบกวนเวลางานของเขามากนัก

กำหนดชนิดของคำถามและโครงสร้าง

                ควรเขียนปัญหาให้ครอบคลุมส่วนหลักที่ใช้ในถามหรือ สัมภาษณ์ และควรพูดซักถามให้เป็นไปตามเป้าหมาย เทคนิคการตั้งคำถามเป็นหัวใจสำคัญการสัมภาษณ์

                คำถามโดยทั่วไปมีรูปแบบพื้นฐานที่นักวิเคราะห์ควรจะทราบ 2 ประเภทคือ คำถามปลายเปิดและคำถามปิด ซึ่งมีข้อดีข้อเสียและผลกระทบแต่ละประเภท อีกทั้งยังมีโครงสร้าง 3 ประเภท โครงสร้างแบบปิรามิด (pyramid structure) โครงสร้างรูปกรวย (funnel structure) และโครงสร้างรูปเพชร (diamond structure)

ประเภทของคำถาม

คำถามปลายเปิด (open-ended questions)

                คำถามปลายเปิด (open-ended questions) หมายถึง คำถามที่ผู้ตอบ ตอบได้อย่างอิสระ
ไม่กำหนดคำตอบตายตัว คือเปิดโอกาสให้ผู้ถูกถามได้อธิบาย หรือพูดถึงแนวความคิดของตัวเองได้อย่างอิสระ

ประโยชน์ที่ได้รับ เมื่อใช้คำถามเปิด

                - ผู้สัมภาษณ์มีความเป็นอิสระที่จะตอบคำถาม
                - เป็นการทำให้ผู้สัมภาษณ์รู้ถึงศัพท์ต่าง ๆ ที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ใช้ ซึ่งมีผลสะท้อนให้เห็นถึงลักษณะ, ความเชื่อ, การศึกษาของผู้ถูกสัมภาษณ์
                - ไม่ต้องเตรียมรายละเอียดของคำถามมากนัก
                - มีความต่อเนื่องในการถามคำถาม
- ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกเต็มใจ และเพิ่มความสนใจในการตอบคำถาม
                - คำตอบที่ได้จะอยู่ที่ระดับใด จะขึ้นกับผู้ถูกสัมภาษณ์ (ลึกซึ้งแค่ไหน)
                - คำถามที่ผู้สัมภาษณ์ถาม จะเป็นคำถามที่สั้นและง่ายในการถาม
                - ผู้สัมภาษณ์สามารถดึงคำถามเปิดนี้มาใช้ได้โดยไม่ต้องเตรียมมาก่อน

ข้อเสีย

                - คำตอบที่ได้อาจมีรายละเอียดเกินกว่าที่ต้องการ หรือตอบไม่ตรงประเด็น
                - ผู้สัมภาษณ์ไม่สามารถควบคุมเวลา และคำตอบได้
                - มักจะใช้เวลามากเกินไป สำหรับข้อมูลที่ต้องการเพียงเล็กน้อย
                - จะดูเหมือนผู้สัมภาษณ์ไม่ได้เตรียมพร้อมมากนัก
                - อาจเกิดความกดดันสำหรับผู้ถูกสัมภาษณ์ ว่าถูกจับผิด หรือคิดว่าตนเองเป็นเหยื่อการตกปลา

คำถามปิด (Closed questions)

                คำถามปิด หมายถึง คำถามที่มีคำตอบแน่นอน มีคำตอบให้เลือก คำถามต้องการคำตอบเป็นจำนวนหรือต้องการคำตอบเพียงใช่หรือไม่ หรือเป็นคำตอบสั้น ๆ ที่ไม่มีการอธิบายรายละเอียด

ประโยชน์ที่ได้รับ คือ

                - ประหยัดเวลา
                - ง่ายต่อการเปรียบเทียบผลสัมภาษณ์
                - ตรงตามเป้าหมาย หรือจุดประสงค์ที่ต้องการ
                - ควบคุมการสัมภาษณ์ได้ง่าย
                - ครอบคลุมสิ่งที่ต้องการได้รวดเร็ว

ข้อเสียของคำถามแบบเปิด

                - ผู้ถูกสัมภาษณ์จะรู้สึกเบื่อ
                - จะไม่ได้รายละเอียดเพิ่มเติมจากผู้ถูกสัมภาษณ์
                - จะไม่ได้เหตุผล และความคิดของผู้ถูกสัมภาษณ์
                - จะไม่ได้รับสัมพันธภาพระหว่างผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์

การบันทึกข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ (Making a Record of the Interview)

                การบันทึกบทสนทนาเป็นสิ่งสำคัญ อาจใช้เครื่องอัดเสียง หรือจดด้วยปากกา ที่สำคัญคือควรจะทำในขณะที่มีการสัมภาษณ์ การเลือกใช้วิธีใด ขึ้นอยู่กับผู้สัมภาษณ์และการนำข้อมูลไปใช้หลังการสัมภาษณ์

การใช้เครื่องอัดเสียง (Tape recorder)

                เมื่อได้นัดหมายกับผู้สัมภาษณ์ ควรจะบอกล่วงหน้าว่ามีการอัดเสียง ควรทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มั่นใจว่าข้อมูลที่ได้รับจะเป็นความลับอยู่ภายในโครงงาน และจะทำลายทิ้งเมื่อสิ้นสุดโครงงาน แต่ถ้าผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อนุญาตให้อัดเสียง ก็ควรยอมรับและปฏิบัติตาม

การใช้การจดบันทึก (Notetaking)

                การบันทึกอาจจะเป็นวิธีเดียวที่สามารถบันทึกการสนทนาได้ ถ้าผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อนุญาตให้บันทึกเทป ซึ่งมี

การออกแบบสอบถาม

องค์ข้อมูลที่สืบค้นได้โดยวิธีการออกแบบสอบถาม

                - ทัศนคติ (attitudes) หมายถึง สิ่งที่คนในองค์กรนั้นพูดถึงสิ่งที่เขาต้องการ
                - ความเชื่อ (beliefs) หมายถึง คนในองค์กรนั้น มีความเชื่อเรื่องอะไรบ้าง
                - ความประพฤติ (behaviors) หมายถึง พฤติกรรมของคนในองค์กรนั้น
                - คุณสมบัติ (characteristics) หมายถึง สิ่งซึ่งบอกถึงคุณสมบัติของคน และสิ่งต่างๆในองค์กร

วางแผนการใช้แบบสอบถาม

                 การออกแบบสอบถามดูเหมือนเป็นวิธีที่รวดเร็ว ซึ่งทำให้นักวิเคราะห์สามารถเก็บข้อมูลได้ปริมาณมาก ดังนั้นการให้เวลาในการกำหนดรูปแบบของแบบสอบถาม จึงมีความสำคัญ นักวิเคราะห์จึงควรตัดสินใจให้ได้ว่า อะไรคือสิ่งเป้าหมายหลักในการใช้แบบสอบถาม มีข้อเสนอแนะเพื่อช่วยนักวิเคราะห์ตัดสินใจว่าควรใช้แบบสอบถามหรือไม่ ดังนี้

                1. ควรพิจารณาใช้แบบสอบถามถ้าคนที่คุณต้องการสอบถามนั้นมีกระจายอยู่ตามที่ต่าง ๆ เช่น ตามสาขาย่อยของบริษัท

                2. ควรพิจารณาใช้แบบสอบถามถ้ามีคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการระบบจำนวนมาก และต้องการรู้สัดส่วนของกลุ่มคน

                3. ควรพิจารณาใช้แบบสอบถามถ้าต้องการนำแบบสอบถามนั้นไปใช้เพื่อการศึกษา และใช้เป็นเกณฑ์มาตรฐานทางความคิดในการกำหนดทิศทางของโครงการระบบ

                4. ควรพิจารณาใช้แบบสอบถามถ้าต้องการสืบค้นปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบในปัจจุบัน และดูว่าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมส่วนใดเพื่อใช้ในการสัมภาษณ์ต่อไป

การเขียนคำถาม (Writing Questions)

                คำถามที่ใช้ในแบบสอบถาม ต้องมีความหมาย ความชัดเจน ลำดับหัวข้อต้อง ดึงดูดให้ผู้ตอบสนองอยากตอบ จึงควรมีการวางแผนอย่างดีชนิดของคำถามโดยพื้นฐานมี 2 ประเภทคือ คำถามเปิดและคำถามปลายปิด

                การใช้คำถามปลายเปิด   จะเป็นการตอบคำถามโดยให้ผู้ตอบมีอิสระในการตอบ ซึ่งถ้าไม่มีการกำหนดขอบเขตของ คำตอบแล้ว จะไม่สามารถเก็บข้อมูลได้ถูกต้องเป็นไปตามที่ต้องการ ในการตั้งคำถามแบบเปิด จะต้องตั้งคำถามให้แคบเพียงพอที่คำตอบที่มีทิศทางเฉพาะ คำถามปลายเปิดนี้จะมีประโยชน์ในสถานการณ์ที่เป็นการสำรวจ วินิจฉัย เช่นต้องถามคำถามเกี่ยวกับทัศนะคติ

                การใช้คำถามแบบปิด คำถามปิด จะเป็นคำถามที่กำหนดคำตอบให้ตอบ การใช้คำถามปิดควรจะใช้เมื่อนักวิเคราะห์สามารถที่จะกำหนดรายการคำตอบได้อย่างชัดเจน คำถามแบบปิดทำให้ง่ายต่อตอบ เพราะมีทางเลือกของคำตอบ และง่ายต่อการแปลความหมายของข้อมูล ที่ได้รับจากการตอบ

                ภาษาที่ใช้ในแบบสอบถาม   ภาษาที่ใช้ในการตั้งคำถามในแบบสอบถาม เพื่อเป็นการตวจสอบให้มั่นใจว่าภาษาที่ใช้ในแบบสอบถามเหมาะสมต่อผู้ตอบ นักวิเคราะห์ควรจะลองทำคำถาม จากกลุ่มตัวอย่างเพื่อทดสอบกลุ่มย่อย และขอคำแนะนำในการใช้ภาษา หรือคำศัพท์ที่ใช้จากผู้เชี่ยวชาญ ข้อแนะนำการเลือกภาษาที่ใช้ในแบบสอบถามดังนี้

1.             ใช้ภาษาที่ตอบสนองได้ดี ใช้คำที่เข้าใจง่าย

2.             หลีกเลี่ยงการใช้คำถามที่เป็นคำเฉพาะให้มากที่สุด เนื่องจากอาจเป็นคำที่มีความหมายไม่ชัดเจน

3.             ใช้คำถามที่สั้น กระชับ ได้ใจความ

4.             ไม่ใช้คำหยาบคาย

5.             หลีกเลี่ยงคำที่มีความเอนเอียงต่าง ๆ ในคำถาม หรือคำถามที่มีเป้าหมายที่ต้องการคำตอบแบบใดแบบหนึ่ง

6.    คำถามนั้นต้องมีเป้าหมายที่ตอบสนองได้ตรงกับที่ต้องการอยากรู้ ไม่ต้องใช้ความรู้พื้นฐานมากเกินไป
7.    คำถามที่ตั้งขึ้นมานั้นต้องแน่ใจว่าเป็นเทคนิคที่ถูกต้องก่อนที่จะใช้

การออกแบบสอบถาม

                การออกแบบสอบถามเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะมีผลต่อคำตอบที่จะได้รับ ถ้าคำถามมีจำนวนมากผู้ตอบมักจะไม่อยากตอบ หรือคำตอบที่ได้อาจไม่เป็นจริง และผู้ตอบส่วนใหญ่มักไม่เต็มใจตอบมากนัก ซึ่งการออกแบบแบบสอบถามที่ดีจะมีส่วนช่วยจูงใจผู้ตอบ

รูปแบบของแบบสอบถาม (Questionnaire format)

                ให้เว้นช่องกว้าง ให้แบบสอบถามดูสะอาด น่าตอบเว้นช่องว่างในการตอบคำถามให้พอเพียงกับการตอบ กรณีถ้าเป็นคำถามเปิด และต้องมีสัก 3-5 บรรทัดเพื่อให้ผู้ตอบแสดงความเห็นได้สะดวก
ถ้าเป็นคำถามที่ต้องวงคำตอบ ซึ่งค่อยข้างจะคาดคะเนยาก ซึ่งทำให้เป็นการยากในการรวบรวมคำตอบด้วย หรือกรณีเป็นแบบเช็คบล็อก ให้ใส่วงเล็บและหรือช่องในการตอบ
การจัดรูปแบบคำถามให้เป็นไปตามเป้าหมาย ถ้าใช้เครื่องอ่านฟอร์ม ก็ต้องออกแบบให้เป็นไปตามแบบของเครื่องอ่านนั้นการออกแบบสอบถามให้มีรูปแบบสอดคล้องกัน เช่น ในแต่ละปัญหาจะมีกรอบสีเน้นที่คำตอบเหมือนกันหมด เนื่องจากจะทำให้ผู้ตอบตอบได้เร็ว และผิดพลาดน้อยการสังเกตพฤติกรรม

ชนิดของข้อมูลที่สืบค้นได้

                ารสังเกตพฤติกรรมและลักษณะทางกายภาพของเป็นเทคนิคที่สำคัญในการเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับนักวิเคราะห์ ในการสังเกตพฤติกรรมของผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ นักวิเคราะห์ต้องศึกษาให้ได้ถึงความจริง หรือสิ่งที่กระทำ ซึ่งนักวิเคราะห์จำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้นระหว่างผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ และสมาชิกอื่น ๆ ในองค์กร

อิทธิพลที่จะใช้ในการตัดสินใจวิเคราะห์ระบบ

                มีหลายเหตุผลที่นักวิเคราะห์ต้องใช้การสังเกตพฤติกรรมของบุคคล เหตุผลหนึ่งก็คือ เพื่อให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ และสิ่งแวดล้อมที่ไม่สามารถค้นหาได้จากวิธีอื่น วิธีนี้ยังช่วยยืนยันว่าข้อมูลที่ได้มาจากการสัมภาษณ์ การออกแบบสอบถาม หรือการสืบค้นจากวิธีอื่นเป็นไปในแนวทางเดียวกันหรือไม่ ซึ่งในการสังเกตพฤติกรรมนั้นจะต้องมีโครงสร้างและสมมาตรกับวิธีการสืบค้นข้อมูลวิธีอื่นด้วย ดังนั้นนักวิเคราะห์จะต้องรู้ว่าควรสังเกตอะไร สังเกตใคร ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร

การสังเกตพฤติกรรมของผู้บริหารในการตัดสินใจ

                งานประจำของผู้บริหารจะถูกขัดจังหวะอยู่เสมอกับงานเร่งด่วน ดังนั้นการหาข้อมูลจากผู้บริหารจึงใช้วิธีสัมภาษณ์หรือใช้แบบสอบถาม อย่างไรก็ตามการสังเกตทำให้นักวิเคราะห์ได้ข้อมูลในเบื้องต้นเกี่ยวกับการทำงาน การใช้ข้อมูลในการทำงานของผู้บริหารได้เป็นอย่างดี มีขั้นตอนที่ช่วยในการสังเกตพฤติกรรมของผู้บริหาร ดังนี้

                1. ตัดสินใจว่ากิจกรรมอะไรควรจะเป็นสิ่งที่ต้องสังเกตบ้าง และช่วงเวลาตัดสินใจว่าจะสังเกตพฤติกรรมในความเข้มระดับใด เช่น สังเกตได้ว่า ผู้บริหารได้

                2. มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้ร่วมงาน หรือ ต้องระบุจำนวนคนที่ผู้บริหารส่งบันทึกช่วยจำไปถึง แบ่งระดับของกิจกรรมแต่ละกลุ่มอย่างไร ผู้บริหารมีอิสระในการแบ่งข้อมูลกับผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างไร หรือทำการสังเกตแต่ละกลุ่มว่ามีพฤติกรรมอย่างไร การแบ่งระดับในการสังเกตพฤติกรรมว่าผู้ใดควรมีอิทธิพล และจำเป็นในการวิเคราะห์ระบบแยกแยะกิจกรรมโดยการจัดกิจกรรมโดยการจัดกิจกรรมหลักออกมา

                3. เตรียมสเกล ใบเช็ครายการ และวัตถุดิบอื่น เพื่อช่วยในการสังเกต

การวิเคราะห์ Process

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data flow Diagram)

                แผนภาพกระแสข้อมูล คือ เครื่องมือในการเขียนภาพการวิเคราะห์ระบบงาน ช่วยให้การวิเคราะห์เป็นได้ง่าย และใช้เป็นเครื่องมือหลัก ในการวิเคราะห์และการพัฒนาระบบ เป็นการสื่อสาร เพื่อความเข้าใจในระบบงานที่พัฒนาให้ตรงกันของทีมงานผู้พัฒนาระบบด้วยกัน และใช้ในการ ทำความเข้าใจระบบงานกับกลุ่มผู้ใช้งานหรือเจ้าของระบบงาน เพราะแผนภาพกระแสข้อมูลมีข้อดี ดังนี้

                1.แผนภาพกระแสข้อมูล ใช้งานได้อิสระโดยไม่จำเป็น ต้องใช้เทคนิคอื่น ๆ เข้ามาช่วย เนื่องจากมีสัญลักษณ์ที่ แทนสิ่งต่าง ๆ ที่วิเคราะห์ระบบ

                2.การใช้แผนภาพกระแสข้อมูล ใช้งานได้ง่าย สามารถมองเห็นระบบใหญ่และ ระบบย่อยที่มีความสัมพันธ์กันอยู่ได้อย่างชัดเจน

                3.เป็นเครื่องมือในการสื่อสารระหว่างทีมงานที่พัฒนาระบบ และผู้ใช้งานระบบได้เป็นอย่างดี

                4.แผนภาพกระแสข้อมูล ทำให้ขั้นตอนการทำงาน และข้อมูลต่าง ๆ เป็นแผนภาพการไหลของข้อมูลระหว่างโพรเซสได้

        

9.4 ความแตกต่างระหว่าง Logical Data flow Diagram กับ Physical Data flow Diagram

                Logical Data flow Diagram เป็นแผนภาพการไหลข้อมูล ที่นักวิเคราะห์เขียนขึ้นมา เพื่อวิเคราะห์ระบบงานเดิม หรือระบบงานปัจจุบัน ที่มีการทำงานอยู่ เพื่อเห็นการไหลของข้อมูล และระบบงาน

          Physical Data flow Diagram เป็นแผนภาพการไหลข้อมูล ที่นักวิเคราะห์เขียนขึ้นมา เพื่อวิเคราะห์ระบบใหม่ที่ทำงานผ่านระบบคอมพิวเตอร์ หรือระบบอัตโนมัติ เพื่อการแก้ปัญหา หรือปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

สามารถสรุปแยกความแตกต่าง ๆ ของ แผนภาพการไหลข้อมูลระหว่าง logical Data flow Diagram
กับ Physical Data flow Diagram

Design Feature	Logical DFD	Physical DFD
ให้สัญลักษณ์แทน	ระบบงานเดิมทำงานอย่างไร	ระบบงานใหม่ หรือระบบคอมพิวเตอร์ ทำงานอย่างไร
โพรเซสแสดงอะไร	กิจกรรมหรืองาน ของระบบงานเดิม	โปรแกรม หรือ ส่วนของโปรแกรมหรือการทำงานกับมือ
การจัดเก็บข้อมูล	การบันทึกข้อมูล หรือจัดเก็บตามเอกสาร	ไฟล์ และฐานข้อมูลการทำงานด้วยมือ
ชนิดของที่เก็บข้อมูล	แสดงการเก็บข้อมูลในที่เก็บที่จับต้องได้ เช่นแฟ้มเอกสาร ตู้เอกสาร	แฟ้มข้อมูลหลักแฟ้มข้อมูลประมวลผล
การทำงานระบบ	แสดงกิจกรรมการทำงานของระบบงาน	การตรวจสอบข้อมูลเข้าการทำงานของโปรแกรมคอมพิวเตอร์

แนวทางการตรวจสอบ DFD ว่าเขียนถูกหรือไม่

                1. สัญลักษณ์ทุกตัวตั้งชื่อครบหรือไม่

             2. data แต่ละตัวมี data flow ทั้งเข้าและออกหรือไม่ นั่นคือจะต้องบอกถึงแหล่งข้อมูลหรือการ update ข้อมูลและแหล่งการนำข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์

             3. โพรเซสทุกโพรเซสต้องมี data flow ทั้งเข้าและออกหรือไม่ นั่นคือจะต้องมีทั้ง input และ output

             4. โพรเซสแต่ละโพรเซสไม่ควรจะรองรับวัตถุประสงค์หลายวัตถุประสงค์ ถ้ามีลักษณะดังกล่าวเกิดขึ้นควรจะพิจารณาโพรเซสนั้น ๆ ใหม่ โดยอาจจะแตกออกเป็นโพรเซสย่อย ๆ ลงไปอีกระดับ

             5. ข้อมูลที่ไหลเข้ามาในโพรเซสนั้น ๆ เพียงพอสำหรับประมวลผลและผลิตเป็นสารสนเทศหรือไม่

              6. มีการจัดเก็บข้อมูลที่เกิดความจำเป็นหรือไม่

              7. ข้อมูลต่าง ๆ มีชื่อเรียกอย่างอื่น (aliases) หรือไม่ ถ้ามีจะต้องอธิบายมิฉะนั้นจะก่อให้เกิดความสับสนขึ้น

โครงสร้างภาษาอังกฤษ (Structured English)

                วิธีนี้ใช้การอธิบายเป็นประโยคโดยเขียนให้มีลักษณะเป็นโครงสร้าง คล้าย ๆ การเขียนโปรแกรมโครงสร้างดังตัวอย่าง การเขียนประโยคโครงสร้างเราใช้คำศัพท์ต่าง ๆ กัน ซึ่งอาจจะเลือกใช้คำต่าง ๆ กันได้ดังนี้         

                - ใช้คำกริยาเมื่อทำแล้วมีความหายว่าได้ผลลัพธ์บางอย่างออกมา เช่น "คำนวณ" สิ่งนั้นสิ่งนี้ หรือ "เปรียบเทียบ สิ่งนั้นสิ่งนี้เป็นต้น คำกริยาที่อาจจะใช้ได้ เช่น

GET	COMPUTE
PUT	DELETE
FIND	VALIDATE
ADD	MOVE
SUBTRACT	REPLACE
MULTIPLY	SET
DIVIDE	SORT เป็นต้น

                - ใช้ชื่อข้อมูลเป็นคำนามในประโยค ตัวอย่างเช่น วันชำระเงินใบทวงหนี้ รายงานเพื่อเตรียมเงินสด เป็นต้น

                - ใช้คำศัพท์ที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเช่น "และ" "หรือ" "เท่ากับ" "ไม่เท่ากับ" "มากกว่า" "น้อยกว่า" เป็นต้น

                - ใช้คำที่บอกการเคลื่อนที่ของข้อมูลคล้ายกับคำที่ใช้ในการเขียนโปรแกรม ได้แก่

1. ถ้า……..มิฉะนั้น	(If………..else……..)
2. กรณี……….	(case)
3. ทำซ้ำ	(Do…..loop)
4. ทำตามลำดับ	(Sequence)

  

                - เป็นการเขียนอธิบายโพรเซสอย่างมีโครงสร้างที่แน่นอนเป็นขั้นเป็นตอน โดยอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างเงื่อนไขและการกระทำในการตัดสินใจ ไม่มีสัญลักษณ์พิเศษ แต่จะเป็นการเขียน คำสั่งในรูปของ Structure Programming อธิบายเงื่อนไขการกระทำ (action) และขั้นตอนการ ตัดสินใจได้ชัดเจน สามารถนำไปพัฒนาเป็น software ได้ เวลาเขียนจะอ้างอิงถึง Data Element, Data Structure ใน พจนานุกรม ด้วย โครงสร้าง

โครงสร้างตามลำดับ (Sequential Structures)

                คือ คำสั่งหรือขั้นตอนการทำงานที่ต้องเรียงลำดับกันไปเช่น การซื้อหนังสือในร้านหนังสือ สามารถเขียนได้ 5 ขั้นตอนตามลำดับดังนี้

                1.เลือกหนังสือที่ถูกใจและต้องการจะซื้อ

                2.นำหนังสือที่เลือกได้ไปที่จุดจ่ายเงิน

                3.จ่ายเงินค่าหนังสือ

                4.รับใบเสร็จรับเงิน

                5.ออกจากร้านหนังสือ

โครงสร้างการตัดสินใจ (Decision Structures)

                คือการอธิบายถึงการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน ที่มีการกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน โดยการเขียนอธิบายนั้นมักจะมีประโยคคำสั่ง IF/THEN/ELSE หรือ OTHERWISE หรือ Do Case … Endcase ซึ่งอาจจะมีได้หลายเงื่อนไขที่ซ้อนกันอยู่ก็ได้เรียกว่า Nested decision Structure

การตัดสินใจโดยใช้แผนภาพต้นไม้เพื่อการตัดสินใจ (Decision Trees)

                องค์ประกอบสำหรับการตัดสินใจการตัดสินใจทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งขึ้นอยู่กับเงื่อนไข โดยที่เงื่อนไขประกอบขึ้นจากตัวแปรต่าง ๆ ที่เป็นปัจจัยในการตัดสินใจ

เงื่อนไข (conditions)	การกระทำ (actions)
เหตุการณ์ที่เป็นไปได้ --> นำไปสู่การเลือก -->	แนวทางการทำงาน หรือขั้นตอนการทำงานหรือกิจกรรมเมื่อมีการระบุการตัดสินใจ

                เริ่มจากจากรากของต้นไม้จะอยู่ทางซ้ายมือของแผนผัง ซึ่งเป็นจุดตั้งต้นของลำดับการตัดสินใจ ส่วนกิ่งก้านสาขาของต้นไม้จะเป็นเงื่อนไขของระบบ ปลายสุดของกิ่งก้านสาขา จะเป็นการตัดสินใจหรือเลือกปฏิบัติงานตามเงื่อนไขการตัดสินใจโดยแผนภาพต้นไม้นี้มีประโยชน์ต่อนักวิเคราะห์ระบบ 2 อย่างด้วยกัน อย่างแรก คืออธิบายเงื่อนไขและทางเลือกของการปฏิบัติงาน เพราะบางครั้งยากที่จะเขียนอธิบายการตัดสินใจทั้งหมดที่เป็นไปได้ เพราะขึ้นอยู่กับตัวแปรว่าเป็นเชิงปริมาณ หรือเชิงคุณภาพ อย่างที่สอง คือการตัดสินใจโดยแผนภาพต้นไม้เป็น การวิเคราะห์การตัดสินใจแบบเป็นลำดับ ทำให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจเลือกเงื่อนไขที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เงื่อนไขคือช่วงเวลาที่นำเงินมาชำระ และจำนวนเงินในใบเสร็จรับเงิน

วิธีการตัดสินใจแบบตาราง (Decision Tables)

                ตารางการตัดสินใจ (Decision table) เป็นเครื่องมือที่ใช้แสดงเงื่อนไขการตัดสินใจ และการเลือกการทำงานหรือกระทำกิจกรรมใต้เหตุการณ์ของเงื่อนไขที่ระบุ เช่นเดียวกับต้นไม้การตัดสินใจ แต่ตารางการตัดสินใจเป็นลักษณะตาราง

เงื่อนไข	กฎสำหรับการตัดสินใจ / การกระทำ
การระบุเงื่อนไขสำหรับการพิจารณาการทำงาน	กฎที่เป็นไปได้ภายใต้เงื่อนไขที่ระบุ
การกระทำที่เป็นไปได้	การระบุการเลือกการกระทำภายใต้กฎเกณฑ์