ขั้นตอนที่ 1
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
ขั้นตอนการค้นหาโครงการ
ชื่อโครงการ
|
แผนก
|
1. โครงการพัฒนาระบบต้อนรับ
|
ต้อนรับ
|
2. โครงการพัฒนาระบบการยืม – คืนสินค้า
|
ยืม
– คืนสินค้า
|
3. โครงการพัฒนาระบบการจัดสินค้า
|
คลังสินค้า
|
4. โครงการพัฒนาระบบบัญชี
|
บัญชี
|
จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
โครงการทั้ง 4 ที่สามารถค้าหามาได้ มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกันดังนี้
โครงการทั้ง 4 ที่สามารถค้าหามาได้ มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกันดังนี้
โครงการพัฒนาระบบต้อนรับ
มีวัตถุประสงค์เพื่อง่ายต่อการจัดเก็บข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์ ลดความผิดพลาดและความเสียหายของข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพในการให้ข้อมูลต่าง
ๆ แก่ลูกค้า
โครงการพัฒนาระบบการยืม – คืนสินค้า
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดความสะดวกในการทำรายการยืม
– คืนสินค้าที่มีประสิทธิภาพ และเกิดการผิดดพลาดน้อยลง
โครงการพัฒนาระบบการจัดสินค้า
มีวัตถุประสงค์เพื่อมีความง่ายต่อการจัดสินค้าให้เป็นระเบียบ
ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบสินค้า และง่ายต่อการสั่งซื้อสินค้า
มีวัตถุประสงค์เพื่อเก็บข้อมูลด้านการเงินและการบัญชีลงในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อตรวจเช็คบัญชียอดรับ – จ่ายของบริษัท และเพื่อควบคุมการหมุนเวียนของเงินอย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อพิจารณาโครงการทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนให้ประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด
ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด
และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตารางดังต่อไปนี้
ระบบสารสนเทศ
|
โครงการพัฒนาระบบ
ต้อนรับ
|
โครงการพัฒนาระบบยืม – คืนสินค้า
|
โครงการพัฒนาระบบการจัดสินค้า
|
โครงการพัฒนาระบบบัญชี
|
วัตถุประสงค์และผลประโยชน์
|
||||
วัตถุประสงค์ตามแผนกลยุทธ์
|
||||
1. ยอดขายเพิ่มขึ้น
|
X
|
X
|
||
2. ต้นทุนลดลง
|
X
|
X
|
||
3. ลูกค้าเพิ่มขึ้น
|
X
|
|||
4. บริษัทมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
|
X
|
X
|
X
|
X
|
5. สินค้าทุกชิ้นมีคุณภาพเท่าเทียมกัน
|
X
|
X
|
||
6. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
|
X
|
X
|
||
7. ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน
|
X
|
X
|
X
|
X
|
8. พัฒนาศักยภาพของบริษัท
|
X
|
X
|
X
|
X
|
เล็ก
|
||||
กลาง
|
X
|
X
|
X
|
|
ใหญ่
|
X
|
|||
1. เกิดปัญหาในการทำงานน้อยที่สุด
|
X
|
|||
2. สามารถตรวจสอบปัญหาได้ง่าย
|
X
|
X
|
X
|
|
3. สะดวก รวดเร็ว
|
X
|
X
|
X
|
X
|
4. ลดภาระของแผนกอื่น
|
X
|
|||
5. แต่ละแผนกใช้ข้อมูลร่วมกันได้
|
X
|
X
|
X
|
|
6. จัดทำรายงายได้ตามความต้องการ
|
X
|
X
|
X
|
X
|
7. ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน
|
X
|
|||
8. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแต่ละแผนก
|
X
|
X
|
X
|
X
|
จากการพิจารณาโครงการทั้ง 4 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการและผลประโยชน์ พบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และผลประโยชน์มากที่สุดคือ
“โครงการพัฒนาระบบการจัดสินค้า” รองลงมาคือ โครงการพัฒนาระบบต้อนรับ และโครงการพัฒนาระบบยืม – คืนสินค้า ซึ่งทั้งสองระบบที่กล่าวมานี้ มีวัตถุประสงค์และผลประโยชน์เท่ากัน รองลงมาเป็น
โครงการพัฒนาระบบบัญชี
ตามลำดับ
บริษัทจึงเลือกที่จะพัฒนาโครงการพัฒนาระบบการจัดสินค้า
การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้
ระบบการต้อนรับ ระบบงานยืม – คืนสินค้า ระบบงานคลังสินค้า ระบบบัญชี โดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3
ทางเลือก
1.ซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
3.จัดตั้งทีมงานเพื่อพัฒนาระบบงานเอง
การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 3 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 90 – 100 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 79 – 89 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 50 - 69 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 30 - 49 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 90 – 100 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 79 – 89 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 50 - 69 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 30 - 49 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบการให้น้ำหนัก
(คะแนนเต็ม 12)
|
||
ซอฟต์แวร์ 1
|
ซอฟต์แวร์ 2
|
ซอฟต์แวร์ 3
|
|
หัวหน้าทีมผู้บริหาร
|
4
|
3
|
3
|
ทีมผู้บริหาร 1
|
3
|
4
|
3
|
ทีมผู้บริหาร 2
|
3
|
4
|
2
|
รวม
|
10
|
11
|
8
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
83.33%
|
91.67%
|
66.67%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดี
|
ดีมาก
|
พอใช้
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์
2 มาใช้งาน
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 2 : จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียด ดังตารางต่อไปนี้
การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบการให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม 12)
|
||
บริษัท เอสบีซี ซอฟท์แวร์คอมพิวเตอร์ จำกัด
|
บริษัท
อันลิมิต โซลูชั่น จำกัด
|
บริษัท คูน ซอฟต์แวร์ จำกัด
|
|
หัวหน้าทีมผู้บริหาร
|
4
|
2
|
4
|
ทีมผู้บริหาร 1
|
3
|
2
|
3
|
ทีมผู้บริหาร 2
|
3
|
2
|
4
|
รวม
|
10
|
6
|
11
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
83.33%
|
50%
|
91.67%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดี
|
พอใช้
|
ดีมาก
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกบริษัท คูน
ซอฟต์แวร์ จำกัด
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House
Development)มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
การประเมินแนวทางเลือกที่ 3
-
ไม่มีการประเมิน
เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
ทางทีมงานได้พิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำเนินกิจการจำนวนทั้งสิ้น 4
เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000
บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา ค่าล่วงเวลา
ค่าเบ็ดเตล็ด เป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง
จะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา
พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง
ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสาม
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากนี้ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงการทำงานในระบบได้
และสามารถคอยกำกับดูแลการทำงานให้ตรงไปตามวัตถุประสงค์ได้อย่างที่วางไว้
ทางทีมงานผู้บริหารได้ทำการเปรียบเทียบ พิจารณาและให้ข้อเสนอแนะทั้งสามทาง เพื่อเป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ
ก่อนที่จะนำเสนอแนวทางเลือกในการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้า โดยมีข้อเสนอแนะดังนี้
แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
ข้อดี
ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด
รวมทั้งประหยัดเวลาในการติดตั้งด้วย
ข้อเสีย
ราคาสูงกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเอง
เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 50,000 บาท อีกทั้งทีมงานจำเป็นต้องเรียนรู้ในรายละเอียดทั้งหมด
ทำให้ต้องใช้ระยะเวลาประมาณ 20 วัน
ส่วนการปรับปรุงและแก้ไขเพิ่มเติมไม่กระทบโครงสร้างหลักของระบบ หากมีการแก้ไขปรับปรุงเพิ่มในอนาคตจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นต่างหาก
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการจัดทำข้อตกลงในสัญญา
แนวทางเลือกที่ 2 การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
(Outsourcing)
ข้อดี
ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด
สามารถปรับปรุงแก้ไขได้ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาระบบ
ข้อเสีย
ทีมงานต้องจัดทำ
TOR ให้ครบถ้วนสมบรูณ์ที่สุด เพื่อป้องกันการเข้าใจไม่ตรงตามข้อกำหนด
ซึ่งการว่าจ้าง Outsourcing มีค่าใช้จ่ายสูงสุดเมื่อเปรียบเทียบกับราคาทั้งสามแนวทาง
อีกทั้งข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทอาจถูกเปิดเผยได้
แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House
Development)
ข้อดี
ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด
สามารถปรับปรุงแก้ไขระบบได้ตลอดเวลาตามต้องการ รวมถึงค่าใช้จ่ายต่ำสุดเมื่อเปรียบเทียบทั้งสามแนวทางเป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น
25,000 บาท นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานกับผู้ใช้งาน
ข้อเสีย
มีระยะเวลาในการดำเนินการมากที่สุดประมาณ 4 เดือน
และหากมีงานอื่นที่ต้องทำในระหว่างการพัฒนาระบบ ก็จะทำให้ระยะเวลายืดเยื้อไปอีกจึงจำเป็นต้องมีแผนการรองรับในเรื่องนี้ด้วย
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก
โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร
โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบการให้น้ำหนักคะแนน
|
||
การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป 2
|
การจ้างบริษัท คูน ซอฟต์แวร์
จำกัด
|
ให้ทีมงานเดิมติดตั้งและพัฒนาระบบ
|
|
หัวหน้าทีมผู้บริหาร
|
3
|
3
|
4
|
ทีมงานผู้บริหาร 1
|
3
|
3
|
4
|
ทีมงานผู้บริหาร 2
|
3
|
2
|
4
|
รวม
|
9
|
8
|
12
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
75%
|
66.67%
|
100%
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดี
|
พอใช้
|
ดีมาก
|
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว
ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท
พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรงคอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้า
มีดังต่อไปนี้
1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
3. ประมาณการใช้งบประมาณ
1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
3. ประมาณการใช้งบประมาณ
4. ประมาณระยะเวลาการดำเนินงาน
ทีมงานผู้รับผิดชอบ
ทีมงานผู้รับผิชอบโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้าที่จะได้รับมอบหมาย
คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 4 คน ซึ่งมีหน้าที่ดังต่อไปนี้
1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (ผู้บริหารโครงการ)
ได้แก่ หัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนการเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์
จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์จำนวน 3
คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ
รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับ
(Feedback) จากผู้ใช้ระบบ
ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป้าหมาย
นำโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้ามาใช้ภายในบริษัท เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บสินค้า รวมทั้งสะดวกต่อการตรวจสอบสินค้า และเพื่อไม่ให้เกิดภาวะขาดแคลนสินค้า
วัตถุประสงค์
1.
เพื่อการค้นหาข้อมูลที่รวดเร็วยิ่งขึ้น
2.
เพื่อให้สินค้าทุกชิ้นมีคุณภาพ และพร้อมที่จะใช้งาน
ขอบเขตของระบบ
โครงการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้า ได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบดำเนินงาน ต่อไปนี้
1.
พัฒนาระบบตรวจสอบสินค้าเสร็จและพร้อมส่งมอบภายในระยะเวลา 4 เดือน
2.
ต้นทุนและค่าบำรุงรักษาไม่เกิน 25,000 บาท
3.
ใช้ทีมงานในการพัฒนาระบบ 4 คน ประกอบด้วย
หัวหน้าทีม 1 คน และ
ลูกทีมอีก 3 คน
ปัญหาของระบบเดิม
1.
สิ้นเปลืองงบประมาณในการสั่งซื้อกระดาษ
2.
สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจับเก็บแฟ้มเอกสาร
3.
เอกสารชำรุดและเสียหายได้ง่าย
4.
ตรวจสอบและค้นหาข้อมูลสินค้าได้ยากลำบาก
5.
เสียเวลาในการค้นหา
6.
สินค้าและอะไหล่ไม่เพียงพอต่อความต้องการ
ความต้องการของระบบใหม่
1.
จัดเก็บข้อมูลสินค้าได้ง่ายขึ้น
2.
ตรวจสอบข้อมูลสินค้าได้ง่ายขึ้น
3.
ใช้เวลาในการตรวจสอบเร็วขึ้น
4.
ตรวจสอบข้อมูลสินค้าย้อนหลังได้
5.
สามารถนำข้อมูลที่ได้จากการตรวจเช็คใช้เป็นข้อมูลร่วมกับแผนกอื่นได้
ประโยชน์ที่ได้รับจากการพัฒนาระบบใหม่
1.
องค์กรสามารถตัดสินใจในการสั่งซื้อสินค้าล่วงหน้าได้
2.
ลดปัญหาในการตรวจสอบสินค้าได้มาก
3.
ลดระยะเวลาในการทำงาน
4.
แผนกอื่นที่นำข้อมูลไปใช้ มีความเชื่อถือในข้อมูลนั้น ๆ
แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบบริษัท
HOME
C.D. (ประเทศไทย) จำกัด เป็นการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้ามีแนวทางการดำเนินงานตามวงจรพัฒนาระบบ System Development
Life Cycle : SDLC ในรูปแบบ Adapted Waterfall
(b) : ซึ่งประกอบด้วย 7
ขั้นตอนดังต่อไปนี้
1.
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2.
การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3.
การวิเคราะห์ระบบ
4.
การออกแบบเชิงตรรกะ
5.
การออกแบบเชิงกายภาพ
6.
การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7.
การซ่อมบำรุงระบบ
ระบบตรวจสอบสินค้า
การพัฒนาวงจรระบบตรวจสอบสินค้า เพื่อพัฒนาระบบงานปรับปรุงกระบวนการได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลสินค้าคงคลัง
การนำข้อมูลที่ได้มาประเมินการตัดสินใจสั่งซื้อวัตถุดิบ สินค้า
อุปกรณ์
เพื่อไม่ให้เกิดภาวะขาดแคลนสินค้าขึ้น
นอกจากนี้แล้วยังสามารถออกรายงานการตรวจสอบได้ด้วย เพื่อยืนยันเป็นหลักฐานและสามารถตรวจสอบในภายหลังได้
สรุปการพัฒนาระบบโดยให้หลักของ
SDLC.
ขั้นตอนการพัฒนามี 7 ขั้นตอนมีดั้งนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project
Identification and Selection)
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ เป็นขั้นตอนแรกของ SDLC เพื่อเลือกโครงการที่มีประโชน์สูงสุดให้กับองค์กร ซึ่งจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนต่าง ๆ
ที่ได้มีการกำหนดไว้
จากขั้นตอนการค้นหาและการเลือกสรรโครงการ
ผลที่ได้คือ
โครงการที่มีศักยภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้แก่องค์การมากที่สุด เพื่อนำไปสู่ขั้นตอนเริ่มต้นและการวางแผนการดำเนินโครงการ
นักวิเคราะห์และผู้บริหารควรมีความรอบคอบในการเลือกโครงการ
เพราะถ้าเลือกโครงการที่ไม่ตรงกับเป้าหมายขององค์กรแล้วอาจจะเกิดผลเสียตามมาภายหลังได้
สรุป การทำงานในขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรรโครงการ
|
|
กิจกรรม
|
ตัวอย่างแผนภาพและเครื่องมือที่ใช้ทางเทคนิค
|
1. ค้นหาโครงการที่เห็นสมควรทำการพัฒนาระบบ
2. จำแนกและจัดลำดับโครงการ
3. เลือกโครงการที่เหมาะสมที่สุด
|
ตารางเมทริกซ์ (Matrix Table)
|
2.การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
(Project Initiating and Planning)
หลังจากที่ได้ทำการพิจารณาเลือกโครงการที่จะทำการพัฒนาได้แล้ว
ขั้นตอนนี้จะเป็นการเริ่มต้นจัดทำโครงการเป็นกิจกรรมแรกที่ต้องทำ
ผู้จัดทำหรือผู้บริหารโครงการจะต้องรวบรวมข้อมูลข้อมูลทั้งหมด จัดตั้งทีมงานร่วมกันค้นหา กำหนดทิศทางของโครงการ โดยขึ้นอยู่กับขนาด ขอบเขต
และความซับซ้อนของโครงการ เลือกทางเลือกที่ดีที่สุดในการนำระบบงานใหม่มาใช้ จากนั้นทีมงานจะเริ่มวางแผนดำเนินงานโครง โดยศึกษาความเป็นไปได้ ระยะเวลาในการดำเนินงานในแต่ละกิจกรรมที่กำหนด
เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารพิจารณาอนุมัติในขั้นต่อไป
สรุป การทำงานในขั้นตอนการเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project
Initiating and Planning)
|
|
กิจกรรม
|
ตัวอย่างแผนภาพเครื่องมือและเทคนิคที่ใช้
|
1. เริ่มต้นโครงการ
2.แนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน
3.การวางแผนโครงการ
|
- เทคนิคการรวบรวมสารสนเทศและข้อเท็จจริง (Fact – Finding and Information
Gathering)
- เทคนิคการวิเคราะห์ต้นทุน
|
3.การวิเคราะห์ระบบ (System
Analysis)
การกำหนดความต้องการของระบบเป็นการรวบรวมข้อมูลข้อเท็จจริง และสารสนเทศต่าง ๆ จากผู้ใช้หรือเอกสาร เพื่อศึกษาถึงระบบงานเดิม วิเคราะห์ปัญหา เพื่อนำไปสู่แนวทางการแก้ไขปัญหา
การให้มาซึ่งข้อมูลสารสนเทศนั้น สามารถทำได้หลายวิธี เช่น
การสัมภาษณ์ การออกแบบสอบถาม หรือการสังเกตการณ์ เป็นต้น
4.การออกแบบระบบเชิงตรรกะ (Logical Design)
เป็นขั้นตอนในการออกแบบลักษณะการทำงานของระบบ
โดยการออกแบบในเชิงตรรกะนี้ยังไม่ได้มีการระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เพียงแต่กำหนดถึงลักษณะของรูปแบบรายงานที่เกิดจากการทำงานของระบบ
ลักษณะของการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบ ขั้นตอนการออกแบบเชิงตรรกะจะสัมพันธ์และเชื่อมโยงกับขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบเป็นอย่างมาก
เนื่องจากอาจจะมีการนำแผนภาพที่แสดงถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบที่ได้จาก ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบมากทำการแปลงเพื่อให้ได้ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ
(System Design Specification) ที่สามารถนำไปเขียนโปรแกรมได้สะดวกขึ้น
เช่น การออกแบบส่วนนำเข้าข้อมูล และผลลัพธ์นั้นต้องอาศัยข้อมูลที่เป็น Data
Flow ที่ปรากฏอยู่บนแผนภาพกระแสข้อมูลในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ
5.ขั้นตอนการออกแบบระบบเชิงกายภาพ (Physical
Design)
เป็นขั้นตอนที่ระบุถึงลักษณะการทำงานของระบบทางกายภาพหรือทางเทคนิค
โดยระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาที่จะนำมาเขียนโปรแกรม
ฐาน ข้อมูล ระบบปฏิบัติการ และระบบเครือข่ายที่เหมาะสมกับระบบ สิ่งที่ได้จากขั้นตอนการออกแบบทางกายภาพนี้จะเป็นข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ
(System Design Specification) เพื่อส่งมอบให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อใช้เขียนโปรแกรมตามลักษณะการทำงานของระบบที่ได้ออกแบบและกำหนดไว้
ทั้งนี้ในการออกแบบที่นอกเหนือจากที่กล่าวมานี้
ขึ้นอยู่กับระบบขององค์กรว่าจะต้องมีการเพิ่มเติมรายละเอียดส่วนใดบ้าง แต่ควรจะมีการออกแบบระบบความปลอดภัยในการใช้ระบบด้วย
โดยการกำหนดสิทธิในการใช้งานข้อมูลที่อยู่ในระบบของผู้ใช้ตามลำดับความสำคัญ เพื่อป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง
นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบอาจจะมีการตรวจสอบความถึงพอใจในรูปแบบและลักษณะการทำงานที่ออกแบบไว้
โดยอาจจะมีการสร้างตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อให้ผู้ใช้ได้ทดลองใช้งาน
6.การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)
การติดตั้งระบบเป็นขั้นตอนการปรับเปลี่ยนการดำเนินงานจากระบบเก่าไปเป็นระบบใหม่
โดยจะต้องมีการวางแผนการติดตั้งอย่างรอบคอบ และพิจารณาถึงวิธีการที่องค์กรจะเลือกใช้ เริ่มต้นจากการพัฒนาระบบ การทดสอบระบบ
การจัดทำเอกสารระบบ
การฝึกอบรมพนักงาน ตลอดจนการให้การบริการความช่วยเหลือหลังการติดตั้ง
ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องหาวิธีการเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพสูงสุด
7.ขั้นตอนการซ่อมบำรุงระบบ (System Maintenance)
การซ่อมบำรุงเป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการพัฒนาระบบ เป็นขั้นตอนที่มีการปรับปรุง
แก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นทั้งในส่วนของโปรแกรม และขั้นตอนการทำงานของระบบ เนื่องจากหากระบบมีการซ่อมบำรุงที่ดี จะช่วยให้องค์กรไม่ต้องพัฒนาระบบใหม่ ซึ่งจะเกิดค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นได้
สรุป การทำงานในขั้นตอนการบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)
|
|
กิจกรรม
|
ตัวอย่างแผนภาพ เครื่องมือ
และเทคนิคที่ใช้
|
1. เก็บรวบรวมคำร้องขอให้ปรับปรุงระบบ
2. วิเคราะห์ข้อมูลคำร้องขอเพื่อการปรับปรุง
3. ออกแบบการทำงานที่ต้องการปรับปรุง
4. ปรับปรุงระบบ
|
- แบบฟอร์อมแจ้งข้อผิดพลาดของระบบ
|
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้า มีดังต่อไปนี้
1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
3.ประมาณการใช้งบประมาณ
4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย
คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 4 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้
ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้
พนักงานหรือทีมโปรแกรม จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ
และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
- โปรแกรมเมอร์
ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 3 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง
รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่
ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
จากข้อมูลดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN
อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้
1.
เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน
1
เครื่อง
2.
เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 3 เครื่อง
3.
เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 1 เครื่อง
ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน
ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้
1.
ระบบโปรแกรม
1 ระบบ
2.
เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ
3.
บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม
4.
อุปกรณ์อื่น
ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ
ตารางการบริหารงาน
ทรัพยากร
|
จำนวน
|
บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์
|
|
นักวิเคราะห์ระบบ / ผู้บริหารโครงการ
|
1 คน
|
โปรแกรมเมอร์
|
3 คน
|
อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
|
|
เครื่องแม่ข่าย
|
1
เครื่อง
|
เครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่าย
|
3
เครื่อง
|
อุปกรณ์ต่อพ่วง
|
1
เครื่อง
|
ประมาณการใช้งบประมาณ
ต้นทุนที่เกิดขึ้นครั้งเดียว (one
– time costs)
ระบบโครงการตรวจสอบสินค้า
|
|
ผู้จัดการ :
|
|
-
ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาประกอบไปด้วย
-
นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ 1
คน
-
โปรแกรมเมอร์ 3
คน
|
5,500
บาท
|
แผนกคลังสินค้า
:
|
|
ฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ 1 วัน
|
700 บาท
|
ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหารรวม 7 คน ใน 1 วัน
|
1,500 บาท
|
จัดซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ :
|
|
เครื่องคอมพิวเตอร์ใช้เป็น Workstation
|
10,000 บาท
|
อื่น ๆ
|
3,300 บาท
|
ค่าใช้จ่ายระหว่างการดำเนินการ :
|
|
ค่าบำรุงรักษาระบบ
|
2,500 บาท
|
จัดซื้อสื่อเก็บข้อมูลสำรอง
|
1,500 บาท
|
รวม
|
25,000 บาท
|
4. ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัท พี.เค. ไบซิเคิ้ล (ประเทศไทย) จำกัด ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบตรวจสอบสินค้า เพื่อความสะดวกในส่วนของการทำงานภายในบริษัท ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง
ๆ เป็นระยะเวลาประมาณ 4 เดือน คือเริ่มตั้งแต่เดือนมิถุนายน ถึง ตุลาคม 2554
ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้
จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท
HOME C.D. (ประเทศไทย) จำกัดส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น
ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง
ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย
ๆ เพื่อความเข้าใจง่าย 3 ด้านดังนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ทำการศึกษาทั้งทางด้าน
Hardware และ Software ของระบบเดิม
ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า
2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้
จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม
ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้
และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้
3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ
ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 5 เดือน ตั้งแต่เดือนมิถุนายน 2554 ถึง เดือนตุลาคม 2554 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท
ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
การกำหนดความต้องการของระบบ
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม
ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
· ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการฝ่ายคลังสินค้า”
การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาเนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีกาจดบันทึก
ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการฝ่ายคลังสินค้ามากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล
บริษัทHome
CD. (ประเทศไทย) จำกัด
แบบสอบถาม
โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศตรวจสอบสินค้า
|
||||||||||||
ส่วนที่ 1 กรุณาตอบคำถามต่อไปนี้ด้วยการอธิบาย
1. กรุณาอธิบายหน้าที่ของแผนกคลังสินค้าต้องรับผิดชอบ
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
2. พนักงานในแผนกคลังสินค้ามีทั้งหมดกี่คน
.............................................................................................................................................................
3.
กรุณาอธิบายขั้นตอนการทำงานภายในแผนกคลังสินค้า
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
……………………………………………………………………………………………………...
4.
กรุณาอธิบายรายงานที่ต้องทำเกี่ยวกับข้อมูลการตรวจสอบสินค้า
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
5.
ท่านต้องการข้อมูลใดบ้างในการตรวจสอบสินค้า
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
|
||||||||||||
ส่วนที่
2
กรุณาทำเครื่องหมายหน้าข้อที่เป็นคำตอบที่ถูกต้อง(ตอบได้มากกว่า 1
ข้อ)
1.การจัดสรรพนักงานในแต่ละส่วนของแผนกคลังสินค้ามีความเหมาะสมหรือไม่
  ................ .เหมาะสม ไม่เหมาะสม
2. ท่านคิดว่าสมควรจัดทำระบบตรวจสอบสินค้าหรือไม่
3. ท่านคิดว่าข้อมูลใดบ้างที่สมควรเก็บในระบบตรวจสอบสินค้า (เลือกได้มากกว่า 1 ข้อ)
|
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม
ด้วยวิธีการออกแบบสอบถามสามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
1.
หน้าที่ความรับผิดชอบของแผนกคลังสินค้า
2.
จำนวนพนักงานภายในแผนกคลังสินค้า
3.
ขั้นตอนการทำงานภายในแผนกคลังสินค้า
4.
รายงานที่ต้องทำเกี่ยวกับข้อมูลการตรวจสอบสินค้า
5.
ข้อมูลที่ต้องการในการจัดเก็บ ในการตรวจสอบสินค้า
ข้อมูลระบบงานเดิม
ทางบริษัทใช้กระดาษในการจดบันทึกรายการคลังสินค้าทั้งหมด ซึ่งเกิดการชำรุดและสูญหายได้ง่าย นอกจากนี้แล้วบางครั้งพนักงานลืมจดรายการสินค้าจึงทำให้ไม่ทราบรายการสินค้าที่แน่นอน และยังไม่ทราบวันหมดคุณภาพของสินค้านั้น ๆ ด้วย
2. ความต้องการในระบบใหม่
2.1 บันทึกรายการสินค้าเข้า– ออก
2.2 แจ้งเตือนเมื่อสินค้าในสต็อกเหลืออยู่ไม่ถึง20 เปอร์เซ็นต์
2.3 แจ้งเตือนวันหมดคุณภาพของสินค้า
2.4 ค้นหาข้อมูลสินค้าที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็ว
2.5 จัดพิมพ์รายงานสินค้าคงคลังได้
2.6 แสดงสถานะว่าพนักงานคนไหนเป็นคนตรวจสอบสินค้า
3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์มและรายงานของระบบเดิม
บริษัทHome
CD.(ประเทศไทย) จำกัด
โทร. 0-2877-7890โทรสาร0-2887-6789เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 2541031441328
|
ขั้นตอนที่ 5
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น